Hur man underlättar en SWOT

SWOT - en akronym för styrkor, svagheter, möjligheter och hot - är ett av de viktigaste verktygen som ett företag kan använda för att identifiera interna och yttre influenser som påverkar organisationen. Resultaten används sedan i strategiska planeringsåtgärder och som en vägledning för att göra bra affärsbeslut. Att förstå både de grundläggande principerna för förenkling och hur de relaterar till SWOT är viktiga för att framgångsrikt underlätta ett SWOT-möte.

Roller och ansvar

En SWOT-facilitators roll är att leda snarare än att hantera en grupp. En SWOT-facilitator ska ha goda lyssnings-, kommunikations- och gruppprocessfärdigheter. Medan SWOT-facilitator ansvarar för att alla följer reglerna, är det laget i stället för facilitator som bestämmer vad reglerna kommer att vara. Leader-fokuserade ansvarscenter kring att skapa en atmosfär där alla teammedlemmar känner sig bekväma och fria att engagera sig i öppen, ärlig kommunikation och att hålla diskussioner på spår.

Planen

SWOT-förenkling börjar före det första mötet. Under planeringsfasen bryter en facilitator en stor grupp i mindre grupper om tre till tio medlemmar, skapar en process för att samla och organisera mindre grupparbeten och bestämmer hur man strukturerar och presenterar resultaten av brainstorming. Processalternativ kan innefatta att varje lag kan presentera sina resultat totalt, i enlighet med SWOT-akronyn eller i prioriteringsordning. Strukturella och presentationsalternativ inkluderar att visa resultat i ett diagram som skiljer och listar styrkor och svagheter (båda interna faktorer) på ena sidan och möjligheter och hot (båda externa faktorer) å andra sidan. Ett annat alternativ är att lista resultat beroende på om de är positiva eller negativa.

Införa

Facilitators tar en mer aktiv roll vid kickoff och igen under den slutliga rapporteringsfasen av mötet. Att presentera öppna frågor som stämmer överens med diskussionen och uppmuntrar till genomtänkt öppen kommunikation är avgörande. En introduktionsomgång som ger alla en första chans att prata, få in ingång från gruppen för att ställa grundregler för diskussion och en kick-off fråga som "var är vårt företag idag och var kan vi gå härifrån?" Kan föregå en förklaring av avsikt och syfte med SWOT.

Övervaka och utvärdera

En SWOT-facilitator tar ett steg tillbaka under brainstormingfasen av ett SWOT-möte. Huvudmålet under denna fas är att låta grupper arbeta självständigt men att hålla diskussioner på spår och framåt. Syftet med en SWOT-brainstorming är att identifiera interna och externa styrkor, svagheter, möjligheter och hot, inte att diskutera eller tillhandahålla lösningar. Gruppprocessfärdigheter som gör det möjligt för en facilitator att snabbt bedöma - och ingripa vid behov - inkludera förmågan att mäta deltagande nivåer, övervaka kommunikationsstilar och se till att gruppen går framåt

Rapportera

När SWOT närmar sig sin slutsats kan medhjälpare involvera gruppen under rapporteringsfasen med tvärbindande frågor. Till exempel frågar deltagarna hur "brist på marknadsföringskompetens - en svaghet" spelar in i en direktkonkurrent som just öppnat för företag på gatan - ett hot? "Som kan leda till ytterligare poäng på listan som kommer att presenteras för ledningen .