Elementen i ett Compliant Contract Administration Program

Överensstämmande kontraktsadministration är mer än bara ett buzzword. Kontrakt som överensstämmer med lokala, statliga och federala lagar kan hålla din verksamhet ur juridiska problem, och kontraktsövervakning säkerställer att alla parter fullgör sina uppgifter och får de fördelar kontraktet lovar. Större företag kan behöva en hel avdelning som är avsedd för kontraktsöverensstämmelse, men om du bara har några kontrakt kan du ofta anställa externa experter för att hjälpa dig att övervaka kontraktens administration.

Juridisk rådgivning och övervakning

Innan du skriver ett avtal måste en advokat granska det. Särskilt om du arbetar i ett fält med rättsliga bestämmelser - till exempel sjukvård, konstruktion eller oljeborrning - bör din advokat också hålla dig underrättad om ändringar i regelverket. Även om ditt kontrakt lovar att utföra jobbet på ett sätt, kan en ändring i lagen ändra hur du är lagligt tillåten att utföra dina uppgifter. Detta kan kräva en ändring av kontraktet.

Personalförvaltning

Din personalavdelning spelar en nyckelroll i kontraktsförvaltningen genom att se till att du har kvalificerade medarbetare. Ett bokföringsavtal, till exempel, kräver vanligtvis licensierade revisorer, inte bara användningen av personal som är bra med siffror. HR bör hålla sig över licensvillkoren förutom att övervaka eventuella klagomål från dina anställda. Ett avtal kan snabbt komma ifrån varandra om en anställd anklagar dig för diskriminering, och HR bör genomföra klara policyer för att förhindra dessa lagliga överträdelser.

Redovisning Övervakning

Din bokföringsavdelning ska se till att varje tjänsteleverantör betalas snabbt och korrekt - inklusive enligt övergångsavtal som du har gjort. Redovisning kan också hjälpa till med övervakning genom att regelbundet utföra revisioner som säkerställer att dina finansiella prognoser stämmer överens med verkligheten. Skatteberedning är en annan viktig del av kontraktsadministrationen, och om du är skyldig att göra kvartalsbetalningar för intäkter som du gör enligt kontraktet, bör din bokföringsavdelning ha en tendens till detta.

Tydliga rapporteringsstandarder

Många kontrakt kräver regelbundna rapporter om projektets framsteg. Du kan till exempel vara skyldig att anmäla den andra parten om avtalet är slated för att gå över budgeten eller att lämna in rapporter när testen misslyckas första gången. Upprätta tydliga rapporteringsriktlinjer som definierar vem som måste skapa rapporter, till vilka de måste tillhandahålla dessa rapporter, när rapporterna är förfallen och vem är skyldig att se till att rapporterna lämnas in i rätt tid.