Så här fixar du en felaktig försöksbalans

I slutet av månaden när det är dags att balansera bokföringsböckerna och göra dig redo för nästa räkenskapsperiod, samlar en av de första stegen en försöksbalans. Från den tiden kan du slutföra resten av bokföringsprocessen. Om det emellertid finns fel i försöksbalansen, tills du hittar och korrigerar dessa fel, kan du inte gå vidare. Att veta hur man hanterar försöksbalansfel och deras korrigering tar övning och tålamod, men det kan göras.

Vad är en försöksbalans?

Försöksbalansen är ett affärsenhets första försök att balansera sina böcker när en bokslutsperiod slutar. Det tar slutbeloppen från varje generalkonto. Allmänna balansräkningar utgörs av inlägg från de allmänna journalposter som görs under hela bokföringsperioden, och dessa journalposter är historien om vad verksamheten gjorde under bokföringsperioden. Om det görs korrekt kommer debiteringssidan för försöksbalansen att motsvara kreditsidan. Om de inte är lika, så behöver en del undersökning hitta felet så att bokföringsprocessen kan fortsätta.

Hur fel inträffar

Ett av de vanligaste fel som uppstår vid sammanställningen av provningsbalansen är att byta nummer. Transpositionsfel i ett försöksbalans uppstår när två nummer bytas av misstag. Till exempel anges $ 675 som $ 657, eller $ 989 anges som $ 899. Ett annat vanligt fel är att posta till felbokstaven, vilket slänger av balansräkningen i två olika konton. En tredje möjlighet är att vissa konton oavsiktligt utelämnas när försöksbalansen skapas.

Hur man hittar och korrigerar fel

Det enklaste sättet att börja är att återkalla försöksbalansstegen. Titta på balansräkningen och jämföra dem med det belopp som redovisas i försöksbalansen. Om dessa siffror matchar, lägg till en gång till debet- och kreditkolumnerna. Om siffrorna inte ändras kan du prova införlivande tricket. Om skillnaden mellan debet och kredit totals är delbar med 9, det finns en bra chans att ett nummer införlivades vid någon tidpunkt. Om debiteringssidan till exempel motsvarar $ 6549 och kreditsidan är $ 6459 är skillnaden $ 90, vilken är delbar med nio. Om så är fallet måste du titta närmare på bokföringsposterna och jämföra dem med de allmänna journalposterna. Börja med ledgers med de flesta transaktioner, som Cash eller Sales, och arbeta sedan igenom de andra, tills du hittar felet.

Färre fel med programvara

Även om datoriserad bokföringsprogramvara inte är perfekt hjälper det definitivt med problem som fel i en försöksbalans. I många fall, så snart felet är gjort, kommer programvaran att varna dig. Om du gör ett fel i den allmänna tidskriften kan programvaran hämta bristen på en matchande post. Om du till exempel debiterar kontantförsäljning för 450 USD och kreditförsäljning för 550 USD kommer programvaran att märka att antingen kontanterna eller försäljningskonton saknar en matchande transaktion. Så om du fortfarande gör redovisning kan det gammaldags sättet - med hjälp av handskriven tidskrifter och ledgers - kanske övervägas att byta till ett datoriserat system. Skyddsåtgärderna, kontrollerna och balanserna gör processen för att slutföra redovisningsprocessen i slutet av perioden så mycket lättare, och också så mycket snabbare.