Hur man skriver en HR-rapport

Personalavdelningar är skyldiga att upprätthålla korrekta anställningsrekord. När det finns några problem skrivs en rapport för att dokumentera eventuella incidenter i en anställds permanenta HR-fil. Detta skyddar arbetsgivare som kan behöva bevisa handlingar, som behöver varna anställda om regelbrott eller för att motivera administrativa åtgärder som att skjuta för förbjudna åtgärder. När du skriver en rapport, kom ihåg de potentiella juridiska användningarna för rapporten, vilket kan innefatta sexuella trakasserier, penningtvätt eller andra allvarliga påståenden.

Skriv en introduktion

Förklara vad HR-rapporten handlar om. Namn berörda parter, aktuellt datum och varför rapporten är nödvändig. Introduktionen sätter tonen för hela rapporten, som bör vara ogiltig av åsikter. Använd enkla språk och ange fakta. Håll sakerna enkla och till den punkten.

Process och bakgrund

Rapporten behöver citera företagspolicyer och processer för att hantera händelsen. Till exempel, om en anställd anklagar en annan för diskriminering, förklara företagets antidiskrimineringspolitik och vilken utbildning som krävs för anställda, antingen när de anställs eller regelbundet. Ange hur anställda är relaterade, oavsett om de arbetar i närheten av varandra i samma avdelning eller på helt olika områden men kanske ser varandra i lunchrummet. Ange eventuella tidigare klagomål mot den person som anklagats för felaktig handling.

Olyckan

Ange fakta, som förklaras i klagomålet. Inkludera eventuella bekräftande uppgifter med HR-rapporten, som e-postutbyte eller vittnesmål. Se till så många detaljer som möjligt ingår i händelsen. Ange datum och tid för händelsen och eventuella senare problem som kan ha uppstått. Ge vittne namn, och citera vittnesmål, om det är möjligt. Vid beskrivningen av händelsen, avstå från att vara dömande. Inkludera båda sidor av historien, se till att intervjua både klaganden och den anklagade.

Slutsats av incidensen

Beskriv utvärderingen av den aktuella incidenten. Allvarliga klagomål som sexuella trakasserier kan behöva juridisk eller brottsbekämpande rådgivning. Mindre allvarliga klagomål, såsom kronisk frånvaro, behöver fortfarande dokumenteras vid uppsägning. Så länge som företag har policyer och förfaranden som dokumenterar anställningsfel anses det som regel företagets lagliga rätt att branda någon. Ange om medarbetaren har rätt eller fel, baserat på all relevant information.

Nästa steg

Det räcker inte att avgöra om en anställd har fel. Definiera nästa steg eller vilka handlingsplaner som behövs, baserat på företagets policy och procedur. Till exempel, en HR-rapport som skrivits om en anställd som befanns vara vanligtvis frånvarande bör observera om några varningar gjordes som arbetstagarhandboken har beskrivit och vad de potentiella nästa stegen är, för nästa gång finns det en oexkluderad frånvaro . Om en handlingsplan är meningsfull när du löser ett problem, skapa handlingsplanen och inkludera den i rapporten. Exempelvis kan en handlingsplan för en anställd som är avskedad med kundsäkerhet innehålla uppdaterad utbildning och nya rutiner för att hjälpa medarbetaren att lyckas.