Hur man skriver ett inledande företagsbrev

I dagens värld av snabb elektronisk kommunikation blir det gammaldags affärsbrevet ofta förbisedt. En välskriven försäljningsskala eller introduktion som presenteras på ditt brevhuvud kan stå ut på ett skrivbord, skapa en mer personlig kontakt med en potentiell kund och bättre leverera ditt meddelande än en ytterligare e-post som cramming en upptagen verkställande inkorg. Att förstå de viktiga delarna av ett företagsbrev kan hjälpa dig att skapa bättre introduktioner, göra din punkt snabbt och effektivt och få din fot i dörren med en ny kund eller kund.

Organisera ditt meddelande

Det första steget i att skriva ett brev som introducerar dig själv till en potentiell affärspartner innebär att organisera vad du ska inkludera i brevet och bestämma i vilken ordning du ska presentera din information. Tänk på orsaken till att din skrivares mottagare vill läsa den, snarare än varför du vill skicka den. Det innebär att du bestämmer vilka fördelar din potentiella kund kan få från att arbeta med dig, snarare än att presentera produktens egenskaper eller priser. Placera de informativa element som du vill inkludera så du vet vad du ska lämna ut om ditt brev börjar bli för långt. Försök att begränsa ditt brev till en sida för att förhindra att du presenterar för mycket information.

Öppning

Börja med en mening som ger en stark inverkan och gör att läsaren vill upptäcka den information du har för henne. Det kan vara att ställa en fråga som bara kan besvaras till din tjänst, till exempel, "Vill du minska fraktkostnaderna med 15 procent?" Du kan börja med en statistik, "Mer än 80 procent av småföretagare betalar också mycket för frakt av samma skäl. "Din ledföljd bör visa ett behov eller ett problem som läsaren har, som kommer att vilja fortsätta att hitta lösningen du erbjuder. Håll din inledande paragraf till två eller tre korta meningar som gör en allmän punkt, men ge inget svar. Gör inte felet vid att öppna ett brev som talar om dig själv: "I över 25 år har ABC Co. betjält tunnelbanan ..."

Presentera dina fördelar

När du har pikat på din läsares intresse genom att visa ett behov eller ett problem, erbjuda en konkret lösning. Gör det så specifikt som möjligt för läsarens situation. Berätta för hur du erbjuder lösningen, och ge ett exempel på ett liknande företag som du hjälpte till. Håll det här avsnittet kort - ju mindre information du anger, desto mer behöver läsaren ringa dig. Presentera tillräckligt med information för att övertyga läsaren du kan lösa sitt problem, men få inte in i detaljer om hur. Syftet med ditt brev är att skapa ett försäljningsanrop där du kan göra en mer detaljerad presentation.

Uppmaning till handling

Avsluta ditt brev med ett uppmaning till handling. Berätta läsaren som du vill tala med honom i veckan och berätta för honom att du kommer att ringa sin assistent för att schemalägga en tid för att komma ihop. Direkt läsaren till din webbplats och ge ditt telefonnummer om han vill ha mer information snarare än senare. Lämna inte upp det för kunden att kontakta dig "om du är intresserad". Din bokstav ska göra det klart att läsaren borde vara intresserad och borde få mer information.

Lägg till ett inlägg

Avsluta varje inledande brev med ett postscriptmeddelande. Detta sticker ut på sidan och många läsare dras till det innan de börjar läsa huvuddelen av brevet. Gör inte det här en kasta bort, till exempel, "Jag ser fram emot att prata med dig." Inkludera en information som du vill sticka ut, till exempel, "Våra lastbilar använder GPS-spårning för att ge dig 24 / 7 tillgång till platsen för dina beställningar. "