Hur man skriver ett utfört arbetsområde

Omfangskryp är en del av många projektledare och om det inte hanteras korrekt kan det förstöra ett projekt. Ändra projektets förväntningar för att möta förändrade intressenters förväntningar eller lägga till funktioner i en redan godkänd projektdesign påverkar projektets tidslinje, budgetanslag och resurser. Ett välskriven arbetsdokument som innehåller tydliga arbetsprodukt och tidslinjeförväntningar är ett sätt att förhindra att omfattande kryp uppstår. Det är dock viktigt att veta hur man skriver ett effektivt arbetsområde för att hålla tvetydigheten från att göra dokumentet meningslöst.

Funktion och avsikt

Arbetsyta fungerar mycket som ett affärsavtal. Även om det inte är juridiskt bindande är SOW ett formellt avtal mellan projektets intressenter - de som har intresse av projektets resultat - och projektledaren eller annan myndighetsfigur. SOW-uppsättningarna fastställde tidigare förhandlade och överenskomna projektkrav, inklusive projektets milstolpar, leveranser och rapporteringsförfaranden, förväntningar och tidslinjer för att möta varje förväntan. Det blir ett riktmärke för att mäta framstegen i arbetet som utförs, vilket leder till framgångsrikt genomförande av projektet.

Allmänna skrivningsriktlinjer

Generella skrivriktlinjer för en SOW liknar dem för att skriva en affärspolitik eller ett förfarande. Uttalanden ska vara tydliga, koncisa och inkludera endast så många ord som behövs för att kommunicera punkten. Använd ett aktivt röst- och uppgiftsinriktat språk som alla från en projektägare till en datainmatningsteammedlem lätt kan förstå. Exempelvis stavar du ut akronymer, definierar termer och innehåller diagram, kalendrar och andra visuella hjälpmedel som klargör förväntningarna och gör det lättare att läsa dokumentet.

SOW Format

Dela SOW i olika sektioner, inklusive en ordlista, projektdeklaration, uttalanden som beskriver projektmål tillsammans med en beskrivning av hur varje mål ska uppfyllas, en detaljerad lista över projektleveranser och ansvariga parter, en kalender eller lista som visar milstolpe och förutbestämt projekt mötesdatum och en tidslinje för att slutföra projektuppgifter och för att göra projektleveranser. Sammanlagt bör SOW-sektionerna måla en tydlig bild av projektet, dess förväntningar och ansvaret för de involverade.

Projekt Benchmark Measurements

Varje avsnitt i SOW bör innehålla riktmätningar som bedömer arbetet som utförts och håller projektet på rätt spår. Benchmarks är tydliga mätbara kvantitativa eller kvalitativa bedömningar som inte ger utrymme för personlig tolkning. Nummer, datum, tider och procenttal beräkningar är exempel på kvantitativa riktmärken. Kvalitativa riktmärken kan ibland vara svårare att skriva, eftersom de inte kan inkludera även en ledtråd av tvetydighet. Exempelvis identifieras en leveransbar skrift som "Skapa ett tipsblad för att ta itu med slutanvändares behov", men det är tvetydigt och ger bra utrymme för personlig tolkning. Många effektivare och lättare uppmätta är en leveransbar skrift som "Skriv ett enkelsidigt tipsark som behandlar en tvåstegs installationsprocess, beskriver lösenordsprincipen och skisserar rutiner för att skapa lösenord.