Effektiv affärskommunikation i möten

Effektiv affärskommunikation är nödvändig under mötena, eftersom möten erbjuder möjlighet för anställda från olika aspekter av företaget att samlas för att stärka strategier, brainstormidéer, fira framgångar och dissekera missteg. Om möten är ansikte mot telefon, telekonferens eller videokonferens har relevanta parter chansen att utbyta information som leder till företagets stabilitet och tillväxt. När man misshandlar kan affärsmöten slösa bort värdefull företags tid. Att förstå de centrala delarna av effektiv affärskommunikation maximerar effektiviteten på arbetsplatsmöten.

haverier

Effektiv affärskommunikation bryts ner i möten när de är för långa, planerade utan tillräckligt med tid för att ordentligt förbereda sig för dem och sluta utan att upprätta åtgärder som kan vidtas, enligt mötesguiden. "Genomförande av effektiva möten på jobbet" rekommenderar att du väljer ett mötesformat för företaget och klarar det så att deltagarna blir bekanta med det.

Fyra stegregeln

Affärsmöten kan maximera kommunikationen genom att ta fyra steg, enligt mötesguiden. Förbered dig genom att välja deltagare med omsorg, lämna förskott och planera en tydlig artikulerad agenda. Välj en person eller ett team medarbetare vars huvudansvar är effektiv förenkling, inklusive notering och tidtagning. Skapa utrymme för inspirerad affärskommunikation genom att bjuda in deltagarnas feedback och möjliggöra en robust diskussion. Hämta mötet och uppnå eller omarbeta åtgärder som kan genomföras innan du avslutar.

Publikvetenskap

Tänk på publiken när du planerar möten. Bestäm om mötet ska vara stort eller litet och planera plats och talmöjligheter i enlighet därmed. Ge lättlästa material och se till att alla kan se projektor, vitkort eller annan utrustning för visuell hjälp innan de börjar. Var medveten om mötet är avsett för högre tjänstemän, nya anställda, nuvarande kunder eller potentiella kunder.

Online möten

Online affärsmöten blir allt vanligare, och det finns sätt att underlätta effektiv företags kommunikation under dessa typer av möten. Klarhet är särskilt viktigt vid möten på nätet på grund av mötesens mer borttagna natur, enligt "Web Conferencing Zone". Information bör grundligt undersökas, förberedas och presenteras på ett intressant sätt. "Web Conferencing Zone" betonar att fokus ska vara på mötes dagsorden, inte den teknik som är inblandad i genomförandet av mötet. Påminn deltagarna om att möten på nätet ska behandlas med samma nivå av allvar och formalitet som traditionella möten, och följ upp för att säkerställa att de åtgärder som vidtagits kan hanteras.

tips

Små anpassningar i leverans kan få stor inverkan på kommunikationseffektivitet. När du adresserar grupper av personer i möten, gör ögonkontakt med enskilda medlemmar, men ta itu med gruppen som helhet när du svarar på en enskild fråga, enligt "Åtta sätt att visa talande färdigheter i ett möte." Var proaktiv om att söka feedback och uppmuntra uppföljning diskussion när medlemmarna svarar. I artikeln rekommenderas också att efterlikna andras beteende för att skapa konsistens. Till exempel, om andra bidrar med korta anmärkningar, bör dina anmärkningar också vara korta. Undvik att använda klichéer och wordy retorik.