Element av utmärkt kundservice

Kundtjänstrepresentanter (CSR) representerar idealiskt ett antal kvaliteter som gör det som ofta kan vara en obehaglig upplevelse där transaktionen slutar med en nöjd konsument. Eftersom den här vägen för interpersonell kommunikation kan vara svår att manövrera, utnyttjar framgångsrika kundservice reps en rad positiva element för att nå detta framgångsrika resultat.

Tålamod

Oavsett om det är personligt, online eller via telefon, räcker utmärkta kundserviceprotokoll från samma plats, med tålamod högst upp i listan. Själva karaktärstjänsten är att hjälpa människor att lösa ett problem, så det finns en bra chans att individen redan blir irriterad när han når en CSR. Growth University rekommenderar att du håller dig cool genom att andas djupt och långsamt, ta ett ögonblick genom att placera arga konsumenter i väntan, engagera en handledare för att hantera missbrukare och komma ihåg att medan det inte är rätt att göra, klarar kunden frustration och inte på CSR.

Expeditiousness

Ju snabbare problem löses, desto snabbare kommer kunderna att vara nöjda och på väg. Vissa problem kan inte åtgärdas med en enda kontakt, vilket innebär att kundtjänstrepresentanten är redo att uppnå vad som kan göras på den nivån och sedan vidarebefordra till den relevanta avdelningen för vidare upplösning.

Lyssnande

Konsten att lyssna är en viktig del av god kundservice som inte alltid utnyttjas till fullo. Frågor måste förstås innan de kan lösas, så CSR förbättrar det kommunikativa elementet avsevärt genom att ta tid att lära sig alla fasets fasetter. Ett bra sätt att se till att all relevant information har blivit korrekt hörd, enligt professor Emeritus Bill Huitt, är att upprepa viktiga punkter för kunden att bekräfta så korrekt. Se även individen i ögat när du är ansikte mot ansikte för att få en större anslutning när du lyssnar.

Positivitet

Kundtjänst kan inte vara ett fält för alla, men de som omfamnar det som en bra passform, inser hur vissa saker sägs göra en enorm skillnad i hur de hörs. Impact Learning Systems rekommenderar couching ord på ett sådant sätt att det finns en mer positiv snurrning till meddelandet. En CSR kan till exempel helt enkelt säga att produkten är beställd och inte ger ytterligare hjälp, eller han kan förklara att den är slut i lager men också försäkra konsumenten om att den kommer att få den en gång tillgänglig.