E-post-etikett för missförstånd i företagsvärlden

E-post är en lämplig kanal för kontorskommunikation, men den enkla tillgängligheten och den frekventa användningen gör missförstånd nästan oundvikligt. Även de mest omsorgsfulla och välsignade meddelandena kan leda till felkommunikation, men rätt etikett kan göra en e-postgaffe till en effektiv leverans med varaktiga intryck på din publik.

Bekräfta misstag

Ingen är perfekt, så missförstånd kommer oundvikligen att uppträda på vilken arbetsplats som helst. Även om den mänskliga naturen får dig att frestas att stå emot ditt budskap och försvara din kommunikationsstil, dikterar etiketten att du snabbt ska äga upp till misstaget. Även om du känner dig obekväma, ber om ursäkt för en kommunikation som du är övertygad om, var det felfri, säger du att du är ledsen kan hjälpa till att bygga broar med mottagare som kan bli förolämpade, förolämpade eller generellt obekväma som följd av missförståndet.

Klargöra

Efter att ha be om ursäkt för en felmeddelande via e-post, ta tillfället i akt för att klargöra dina avsikter. Din inställning till förtydligande, som någon bra kommunikation, bör skräddarsys för din publik. För en felkommunikation som gick till en stor e-postdistributionslista kan ett noggrant utformat uppföljnings-e-postmeddelande som är korrekturläst av en betrodd kollega hjälpa till att säkerställa att din publik mottar ditt avsedda meddelande korrekt. För mindre distributioner kan ansikts-mot-kommunikation hjälpa till att säkerställa mottagandet av rätt meddelande. Dessutom kan den omedelbara verbala och icke-verbala feedbacken du får från din publik hjälpa dig att mäta huruvida de förstår.

Gör det rätt

I händelse av felkommunikation med kunder eller klienter, kräver etikett att ta extra steg för att kompensera för kommunikationsfelet. De extra stegen beror på svårighetsgraden av situationen; Ett enkelt e-postmeddelande som inte är klart kan till exempel bara ringa för en formell ursäkt och en uppföljnings email. Om kunden eller kunden tar någon åtgärd eller upplever frustration till följd av felkommunikationen kan någon form av rabatt eller gratis service hjälpa till att lindra kundens smärta. Under 2011 botade affärspraktikern Jane Pollaks pedicurist ett textmeddelande, och den resulterande missförhållandet ledde Pollak att rensa tid och köra över staden för en pedikyr som hon inte kunde ta emot. För att kompensera för missförhållandena erbjöd Pollaks pedikyrist en gratis pedikyr vid en senare tidpunkt.

överväganden

Eftersom e-miscommunication är enstaka säkerhet på arbetsplatsen är många anställda, chefer och till och med kunder mer än villiga att förbise en tillfällig gaffe. Oavsett om misstanken verkar påverka mottagaren eller inte, kräver etiketten en bekräftelse på felet, en ursäkt och en förtydligande som minsta åtgärder. Om du tar extra steg för att åtgärda felet kan du få fördel av dina mottagare, så du kan använda en felkommunikation som ett tillfälle att demonstrera din förmåga att effektivt återhämta sig från ett pinsamt misstag.