Om effektiva interna kontrolltekniker i näringslivet

Varje verksamhet som anställer anställda löper risken för bedräglig verksamhet. Vänster obekant, bedrägerier kan ha en stor negativ inverkan på företagets bottenlinje. I vissa fall kan en betrodd medarbetare som har lätt tillgång till ett företags finanser missbruka sin auktoritet genom att stjäla företagsmedel. En mängd interna kontrolltekniker kan bidra till att förebygga oegentligheter.

Rollsegregation

Enligt National Association of Veterans Forsknings- och utbildningsstiftelser är en av de viktigaste internkontrollfrågorna i företagsekonomi rollsegmentering. När det är möjligt sprida funktioner som bokföring, lagerstyrning och lönehantering bland flera anställda istället för att tilldela dem till en individ. Om ditt företag har bara en handfull anställda, kan du behöva bli tungt involverad i dessa områden själv.

Etisk kod

Om du inte redan har en, utveckla du en skriftlig Etisk kod för att säkerställa att dina anställda känner till gränserna för vad som anses acceptabelt beteende, och se till att tillämpa det vid behov. Till exempel kan din kod detaljera aktiviteter som kan anses vara skadliga för ditt företag, till exempel dela privilegierad information med kunder eller konkurrenter. Din kod ska också göra det klart att dina anställda har ansvaret för att rapportera oetiska handlingar utförda av andra anställda.

Money Handling

Genomför klara förfaranden för hantering av medel. Om anställda har tillgång till en företagscheckbok, var noga med att den hålls i ett låst säkert när det inte används. Begränsa medarbetarnas tillgång till småpengar och implementera ett kupongsystem för att ta hänsyn till dess användning. Var noga med att alla kontroller dokumenteras genom att registrera kontrollnumret och anledningen till det skrivet.

Post

Om din verksamhet är väldigt liten, gör en övning av att öppna ditt eget företagspost för att undvika möjligheten att kundkontroller eller andra medel försvinner mystiskt. Om du delegerar denna uppgift, har två eller flera anställda samtidigt posten som en typ av övervakningssystem.

Dubbelkontroll

Överväg att installera ett kryssrutinsystem för att säkerställa att alla förfaranden genomförs korrekt och etiskt. Till exempel kan din anställd som hanterar din inventering slumpmässigt kolla arbetet hos din löneverkställare för att leta efter oegentligheter. Denna typ av system kommer också att avskräcka anställda från att bedriva bedrägliga aktiviteter i första hand.