Exempel på dåliga kassahanteringspraxis

Alla som är involverade i affärer måste hantera pengar vid någon tidpunkt. Som småföretagare är det en bra idé att få tag i goda och dåliga kassahanteringsmetoder. På så sätt kommer dina anställda inte av misstag att kosta dig pengar eller möjligen rädda dig blind när de tror att de kan komma undan med det.

Tidsram

Åtgärder för dålig hantering av pengar i många företag innebär ofta att den tid som företagsägaren eller chefen hänger med på kontanter eller checkar skrivna av kunder. Det finns olika anledningar till att hålla fast i pengarna för länge kan visa sig vara problematisk. Till exempel kan ditt företag rånas om en tjuv lär dig att du bara insätter dina pengar två gånger i veckan istället för varje dag. Potentialen för att pengarna går vilse i den tidsramen kan också vara en anledning till oro. Att tillåta kontanter i lådor att överföra från ett skifte till nästa kan medföra redovisningsproblem. Hur som helst håller pengarna och inte deponerar det strax efter att ha fått det, vilket kan kosta dig mer pengar på lång sikt.

transaktioner

Dålig kassahantering kan också ske på den enskilda transaktionsnivån. När anställda hanterar pengar bör de inte ha möjlighet att hantera flera transaktioner samtidigt. Alltid kräva att anställda hanterar endast en transaktion så att de inte gör misstag. De bör också vara skyldiga att göra förändringar på rätt sätt, genom att ta kundens pengar, bekräfta beloppet och räkna omväxlingen tillbaka innan kundens pengar placeras i lådan.

Kontrollera

En annan dålig kontanthantering är att bara ha en person som kontrollerar pengarna. Kontanthanteringsprocessen kan vara komplex med flera steg under vägen. Att ha en person som ansvarar för alla dessa steg kan visa sig vara förvirrande, överväldigande eller dölja. I stället har en person bara ett eller två steg på vägen. Detta eliminerar möjligheten att misshandla pengarna och ger en kontroll och balanserar system, eftersom pengarna kommer att behöva redovisas när det övergår från en uppsättning händer till nästa.

Dokumentation

Att inte korrekt dokumentera alla finansiella transaktioner kan också visa sig vara problematisk och orsaka en bokmässig mardröm i det långa loppet om du inte är försiktig. Periodisk granskning av finansiella transaktioner inklusive registerband och dagliga utbetalningsförfaranden kan bidra till att pengarna kontrolleras och registreras korrekt. Att inte dokumentera dina transaktioner är ett surefire recept för att förlora dina intjänade pengar.