Exempel på fem principer för kommunikation i näringslivet

Den internationella sammanslutningen av företagskommunikatörer förväntar sig att medlemmarna ska följa en etiska uppförandekod som fokuserar på tre grundläggande principer: Professionell kommunikation är laglig, professionell kommunikation är etisk och professionell kommunikation är i god smak. Gruppen uppmuntrar medlemmarna att kommunicera på sätt som speglar kulturell känslighet och som främjar ömsesidig respekt och förståelse. Håll denna vägledning i åtanke när du genomför fem principer för kommunikation i affärer.

Känn din publik

Definiera vem du vill kommunicera med och gör en lista över de frågor som de kommer att ha om ditt ämne. Syfte att svara på dessa frågor i din kommunikation. Du kan ofta ha flera publikgrupper som behöver få information om samma ämne på olika sätt. Till exempel, om ditt företag lanserar en produktlinje, kan anställda kanske vilja veta hur detta kommer att påverka deras arbetsbelastning och arbetsplaner. Leverantörer vill veta hur detta kommer att ändra dina leveransfrister och materialbehov. Du vill kommunicera med kunderna med fördelarna med den nya produkten och hur den skiljer sig från liknande produkter som säljs av dina konkurrenter.

Be om inmatning

Söker andras åsikter om dina affärsinitiativ kan utveckla stöd för dina planer. Medan dina anställda inte gör det slutliga samtalet om en plan går framåt, tenderar de anställda att stödja beslut de spelat en roll i. Att söka insatser från andra kan förhindra misstag som skadar företagets trovärdighet. Om du till exempel får en anställd att korrekturläsa ett direktbrev innan du skriver ut kan det förhindra pinsamma fel i marknadsföringsmaterial som levereras till dina kunder. Din personal kan också ha förslag på att förbättra innehållet i materialet.

Håll presentationerna enkla

Om du använder presentationsprogrammet för att leverera försäljningsplatser, informationssessioner eller taler, behåll dina bilder enkelt. Skapa inte punktpunkter för att illustrera varje punkt du gör. Använd en bild eller en handfull ord på varje bild för att illustrera dina huvudmeddelanden. Undvik distraheringar genom att lämna ovanliga glidövergångar eller ljudeffekter. Bibehålla ditt företags varumärke genom att ge bilderna samma utseende som ditt företags brevhuvud eller hemsida. Använd samma färger, teckensnitt och logotyp som du inkluderar i dina andra marknadsföringsmaterial.

Använd dagens verktyg

Borta är de dagar då affärsbrev, noteringar och tidningsannonser utgör de viktigaste sätten att kommunicera med kunder och anställda. Kunderna förväntar sig att företagen ska ha en ofta uppdaterad webbplats med ett professionellt utseende, och många kunder söker företaget ut på sociala nätverk. E-post erbjuder ett omedelbart sätt att kommunicera med medarbetare, och videokonferenser kan hjälpa dig att kommunicera med kunder och arbetstagare på andra webbplatser samtidigt som du minimerar restid och kostnader.

Var inte en främling

Anställda bör inte bara höra från chefer när de har dåliga nyheter eller kommande ändringar att meddela. Bygg relationer och lita på arbetarna genom att gå igenom arbetsplatsen och ha avslappnade samtal för att lära sig mer om dem och deras arbete.