Fyra faser som gör ett projekt

Varje projekt, från ett nytt affärsföretag till fastighetsbyggande, genomförs i faser. Antalet faser i ett projekt varierar beroende på projektets typ och chefs tekniker och kan sträcka sig från fyra till sex steg. Dessa steg kan grupperas i fyra faser som består av initiering och planering, genomförande, övervakning och kontroll och stängning.

Initiering och planering

Denna fas bryts ofta in i två: en för initiering och en för planering. Den förstnämnda innebär budgetplaner, tidslinjen som behövs för projektleverans, samt projektets övergripande mål. Fasen handlar i huvudsak om att lägga fram projektets uppdrag. Sammanfattningsvis är det en formalisering av projektets kärnidé. Planeringsfasen deltar i lite mer detalj. Cheferna kommer att överväga vilka specifika steg och uppgifter som behövs för projektleverans. Varje steg och uppgift kommer att ha sina egna beräknade kostnader och tidslinje. Även om dessa uppskattningar inte behöver vara helt korrekta, ger projektledare en allmän uppfattning om projektets genomförbarhet och leveranstid.

Avrättning

Exekveringsfasen är den verkliga starten på projektets genomförande. Strikt budgethantering kommer in i spel här, eftersom projektet har lämnat planeringsfasen och nu är i full gång. Cheferna vill bli konsekvent uppdaterade på projektets framsteg, eftersom de måste ha full kännedom om hur projektet kommer ifrån marken. Därför kommer projektledare ständigt att kommunicera med sina anställda, inte bara uppdateringar utan också problem som projektet möter. Projektledare är också ständigt i kontakt med sina kunder i detta skede, eftersom investerare i genomförandefasen är mest angelägna om projektets utveckling.

Projektövervakning och kontroll

Denna tredje etapp överlappar ofta med andra etappen. Specifikt innebär projektövervakning och kontroll att chefer ser till att arbetsgränserna är uppfyllda och kostnaderna ligger inom de tilldelade budgetarna. De flesta projekt kommer att stöta på problem under vägen, och sådana problem åtgärdas i detta skede. Chefen kommer också att se till att projektets ursprungliga plan följs.

Projektstängning

Oavsett hur många faser det finns i ett projekt är stängningssteget alltid det sista. Fasen innefattar två element. Den första av dem gör en rapport som beskriver hur projektet löpte över de tre föregående faserna. Rapporten kommer att analysera projektets ursprungliga mål jämfört med det aktuella läget och identifiera eventuella problem som uppstått under vägen och vilka åtgärder som vidtagits för att lösa dessa problem. Det andra elementet i den här fasen är projektgranskningen, vilket är projektgruppsmötet där gruppmedlemmar kan lägga in egna insatser angående projektets genomförande.