Riktlinjer för e-signaturer

Ett signaturblock är text som genereras och skickas med varje utgående e-postmeddelande. En e-post signatur är en möjlighet att se till att din information är lättillgänglig för dina meddelandemottagare. Det är emellertid lätt att oskärpa linjerna mellan formella och informella när du skickar snabbmeddelanden. Att ha en väldesignad signaturlinje kan hjälpa dig att undvika att presentera en oprofessionell bild.

Kontakt information

Ta med ditt namn, titel och kontaktinformation i ditt signaturblock. När du skickar ett e-postmeddelande, särskilt för affärsändamål, ska mottagaren kunna avsluta ditt brev och sedan snabbt se hur du kontaktar dig för mer information. Ta med ditt namn, namn, ditt företags namn, adress och telefonnummer i din kontaktinformation.

Hemsida

Har du en personlig hemsida eller en sida på företagets hemsida? Om så är fallet, ta med adressen i ditt signaturblock. Denna information kan sparas i mottagarens bokmärken. När du inkluderar en webbadress i ett signaturblock, kan du vanligtvis lämna av "// www" -delen. Du skulle helt enkelt skriva "xyzcompany.com." Detta sparar tecken för blockerade teckensnittsblanketter.

Inte mer än sex linjer

Enligt Valparaiso University School of Law e-signatur riktlinjer, bör ett signatur block hållas till sex rader eller mindre. Även om det inte finns någon "regel" på detta och antalet linjer kan variera per företag eller person, är den allmänna tumregeln att hålla signaturen så kort som möjligt.

Enhetliga signaturer

University of Colorado Denver främjar enhetliga e-postmeddelanden genom ett företag eller en organisation. Detta kommer att ge varumärkesigenkänning till kunder som gör affärer med flera personer inom ett företag. Om du skapar en signatur att använda på din arbetsplats, fråga din överordnade om det finns några riktlinjer för e-signaturer och fråga om ett prov eller två. Om du skapar en signatur för personliga ändamål eller ett företag du äger kan du skapa egna riktlinjer.

Undvik citat

Undvik att använda personliga ord eller offerter i företagskorrespondens. Vad du tycker är roligt, en annan person kan finna offensiv, så det är bättre att radera på försiktighetssidan och inte lägga till ett citat. Håll dig till de grundläggande kontaktfakta som din läsare behöver identifiera dig och ta kontakt.