Exempel på hur man schemalägger projekt

Alla som är involverade i ett projekt påverkas av schemat, och det är avgörande för att projektet ska genomföras framgångsrikt. Projektledaren använder schemat för att tilldela uppgifter, fastställa tidsfrister och bestämma vilka resurser som behövs. Schemat används för att följa upp ditt lags framsteg och förse dig med riktlinjerna för ändringar. Projekthanteringens checklistor bestäms av hur du schemalägger projekt.

Linjära spår

Innan du skapar ett schema måste du definiera det önskade resultatet och de olika uppgifter som krävs för att slutföra projektet. Ett schema som bygger på rak linjeavslutning av ett projekt använder ett linjärt schema där varje projektkomponent har sin egen tidsfrist och intern schema. Inom varje aspekt av det totala projektet bör du ställa in underkategorier av uppgifter som måste slutföras, var och en med sin egen uppsättning deadlines och relevanta scheman. Projektledare kan skapa det övergripande schemat baserat på kundens behov, medan lagledare kan bygga sina egna scheman inom de parametrar de har fått.

kalendrar

Vissa uppgifter är beroende av att andra uppgifter har slutförts. Genom att använda en kalender kan du starta planeringsprocessen med allmänna tidsfrister baserat på kundens behov. Absoluta tidsfrister kan krävas för vissa aspekter av projektet och bör noteras i din kalender. När projektets detaljer har fastställts ska du identifiera vilka aspekter av projektet som är beroende av att andra uppgifter har slutförts. Först då kan du fylla i scheman för de enskilda gruppmedlemmarna.

diagram

Även om du har en tidsfrist för hela projektet, kanske du behöver flexibilitet inom tidslinjeparametrarna för att ställa in individuella gruppmedlems scheman. Ett flödesschema kan ge en bild av projektets framsteg och ge dig den flytbarhet du behöver för att flytta igenom olika uppgifter. Detta gör att du kan utföra och tilldela uppgifter som kan överlappa under projektets livstid. Diagrammen listar upp uppgifterna och spårar dessa uppgifter tills de är färdiga, vilket ger en bild av varje lags framsteg vid en given tidpunkt. Lagmedlemmar kan använda diagram för att hålla reda på varje uppgift.

Medel

Din schemaläggning kan bero mer på tillgången på resurser än strikta tidslinjer. När verktyg, maskiner och arbetskraft inte är tillgängliga när du behöver dem lider projektet, vilket gör deadlines nästan omöjliga att behålla. I stället sätter upp scheman som handlar om tillgången på resurser och leverans av viktiga komponenter i projektet. Till exempel, om du behöver dumperbilar för att få smuts på en byggarbetsplats, måste dina besättningar vara planerade att anlända efter dumpningarna. Om arbetare anländer tidigare kommer det inte att finnas något arbete att göra, och deras tid kommer att gå i spill. Om ditt projekt kräver närvaro av en expert och hon anländer måndag eftermiddag, schemalägga de lagmedlemmar som måste arbeta med henne för att vara tillgänglig vid den tiden.