Hur skriver jag löneprocedurer?

Lön spelar en viktig roll i ditt företag när du har anställda du måste betala. Om du avstår lönebuntar till en anställd eller anställer någon för att ta över löneansvaret, kan du skriva in löneförfarandena förkorta inlärningskurvan. Skriva löneprocedurer säkerställer också samma resultat varje gång löneavgiften bearbetas-exakta och aktuella lönecheckar för anställda.

1.

Beskriv hur anställda dokumenterar och skickar in tid. Enligt arbetsdepartementet i USA kan en arbetsgivare använda ett tidssystem som det önskar - vare sig det är ett tidtabell, datortidspårningssystem eller något annat. Skriv ned hur anställda lämnar tiden som arbetat för löneperioden och hur ofta lönecheckskontroller skärs. Om exempelvis exemplar av tidtabeller skickas till personaladministratören, listar du det här i proceduren så personbetalningslön vet att det är här de behöver hämta tidtabellerna.

2.

Gå igenom åtgärderna som du skriver. Det bästa sättet att se till att du inkluderar alla de åtgärder som krävs för att bearbeta lönedel är att skriva stegen när du går igenom åtgärderna för att göra löneavgiften.

3.

Skriv hur man beräknar lönesumman. Om din verksamhet exempelvis använder ett program för löneprogram, skriv sedan ned de steg som arbetstagaren behöver ta för att ange löneinformationen i systemet för varje anställd.

4.

Diskutera hur man gör betalningsanpassningar. Beskriv de förfaranden som medarbetaren behöver vidta för att göra justeringar av lönen till de anställda. Till exempel, om en anställd tar en obetald semesterdag, beskriv hur lönejusteringen görs för att dra av arbetsdagslönen från arbetstagarens check.

5.

Lista betalning schema. Inkludera en beskrivning av frekvensen lönekontrollerna är skurna (veckovis, vecka eller månad).

6.

Beskriv hur du skriver ut checkar eller lämnar in löneinformation till löneverkstjänsten. När arbetstagaren har lagt in löneinformationen i datorprogrammet eller tidspårningssystemet, beskriv hur man skriver ut lönecheckkontroller eller lämnar lönepostposterna till löneverkstjänsten som skriver ut kontrollerna för verksamheten.

7.

Underhålla journalerna. Internal Revenue Service föreslår att anställda betalar rekord, såsom W-2s, tidskort, skattedeklarationer och andra löneuppgifter i minst tre år. Beskriv var dessa poster lagras och hur arbetstagaren ska hantera arkivering av dessa poster eller spara dessa poster (elektroniskt och / eller i pappersform).

8.

Be en medarbetare att testa de grova utkastsinstruktionerna. När det första skrivandet av stegen är skrivet, fråga en anställd att följa anvisningarna för att se om de behandlar lönesättningen korrekt. Tillåt medarbetaren att ge feedback på områden av instruktionerna som inte gav mening eller de hade problem att göra.

9.

Skriv sista steg. Använda återkopplingen från arbetstagaren, förfina och justera löneförfarandet i ett slutligt format.