Så här dokumenterar du en dålig prestationsutvärdering

När anställda utför dåligt kan det påverka allt från företagets botten till kontorsmoral. Därför är det viktigt för chefer att snabbt ta itu med dålig personalprestanda och utveckla strategier för förbättring. Att bara tala om att en anställd ska göra bättre är dock inte tillräcklig, särskilt när han inte förbättras och man måste säga upp sin anställning. Korrekt skriftlig dokumentation av prestationsfrågorna och de åtgärder du vidtog för att hjälpa en anställd att förbättra ger dig inte bara en plan utan hjälper också dig att skydda dig om en avskedigad anställd vidtar rättsliga åtgärder mot företaget.

1.

Samla bevis på arbetstagarens underprestanda. Försäljningsfaktorer, kund- eller kundrecensioner och kommentarer, eller exempel på dåligt arbete, stöder dina påståenden om dålig prestanda och fungerar som bevis i händelse av tvist.

2.

Planera ett möte med den underpresterande medarbetaren. Under mötet klargör du dina förväntningar, berätta för henne hur hon inte uppfyller dessa förväntningar och hur hon kan förbättra.

3.

Låt medarbetaren förklara sin dåliga prestanda. Om det finns betydande känslomässiga eller personliga problem som påverkar hans arbete, lämna om möjligt information om ditt företags personalassistansprogram. Dokumentera medarbetarens svar i dina anteckningar.

4.

Utveckla en prestationsförbättringsplan. Planen bör innehålla handlingsbara steg för förbättring, en tidsfrist för visad förbättring och en översikt över konsekvenserna för att inte uppfylla planens mål. Underteckna planen och fråga arbetstagaren att underteckna också, vilket indikerar att hon kommer att vidta de åtgärder som skisseras i dokumentet.

5.

Skriv ett notat baserat på mötesanteckningarna. Rapporten bör lyfta fram punkterna i din diskussion och bör beskriva de åtgärder som medarbetaren kan vidta för att förbättra. Be arbetstagaren att underteckna och datum memo, vilket anger mottagandet av rapporten.

6.

Lägg till anteckningarna, prestationsförbättringsplanen och prestandaöversynsmeddelandet till medarbetarens personaldokument. Träffa honom regelbundet för att övervaka hans förbättring, eller vidta ytterligare åtgärder efter behov.

tips

• Bjud in en medlem av HR, eller en annan chef, att sitta på mötet som ett vittne om du förväntar dig att arbetstagaren blir arg eller konfronterande.
• Fastställa dina förväntningar på prestanda till arbetstagaren så snart hon ansluter sig till företaget för att förhindra missförstånd och otillräckligt arbete.

Varning

• Kontrollera med ditt företags personalavdelning innan du lämnar en dålig utvärdering för att bekräfta någon företagspolicy avseende recensioner och se till att du följer alla nödvändiga protokoll. Om din anställd exempelvis är representerad av en fackförening kan du behöva meddela fackliga representanter för korrigerande åtgärder och ge kopior av din dokumentation.