Hur man skriver en företagsrapport till en verkställande direktör

Företagsledare använder rapporter för att få större förståelse för processer och protokoll inom en avdelning eller händelse. Företagsrapporter omfattar mycket specifika granskningsområden. Även om det kan tyckas skrämmande att skriva en företagsrapport till en överordnad, följer vissa vanliga riktlinjer rapportens författare på rätt spår så att han kan skapa ett meningsfullt dokument.

Kontrollera kontorsmallar

Vissa företagsorganisationer har mallar eller skrivguider om hur man skriver rapporter som är specifika för företagets standarder. Kontrollera med en handledare om du har tillgång till några relevanta mallar eller ej. En mall gör det lättare att gå till sektionen genom att fylla i nödvändiga uppgifter. Om du inte har en befintlig mall, håll dig till de grundläggande riktlinjerna, som en mall för rapporten.

Generellt sett använder affärsskrivning blockformatering så att sektionerna kommer att flyta ner sidan som är inriktad mot vänster marginal. Använd lättlästa teckensnitt som Courier eller Times New Roman, och behåll skriftstorlek på 12. Använd fetstil för sektionshuvud så att de kommer att stå ut. Längre rapporter dra nytta av en omslag och en innehållsförteckning.

Rapportens syfte

I den här delen av rapporten tycker du som en journalist. Tänk på din publik och syftet med rapporten. Titel rapporten på ett tydligt sätt som definierar syftet med rapporten så att verkställande kan enkelt berätta vad ämnet är. Använd första stycket eller två för att definiera syftet i större detalj. Ange målen för rapporten. Exempelvis kan en rapport med titeln "Sammanfattning av genomförandet av säkerhetsprotokoll vid platsplatser" ha flera mål. Dessa mål kan innehålla "att granska det befintliga säkerhetsprotokollet, identifiera problem och definiera mål för förbättrade tränings- och säkerhetsguider."

Granska bakgrundsdata

Ta en paragraf för att utveckla bakgrunden som är relevant för varje mål. Titta på alla uppgifter du har tillgång till, inklusive nyligen rapporterade incidentrapporter, feedback från kunder eller anställningsundersökningar. För säkerhetsrapportexemplet, granska historiska uppgifter om befintlig företagsäkerhet, inklusive eventuell känd statistik. Inkludera industristandarder, om det är lämpligt. Citera eventuella befintliga eller nya bestämmelser och diskutera befintlig utbildning och protokoll för platsplatser. Diskutera vad företaget eller avdelningen gör bra, vad som kanske inte är en bra praxis och vad som kan vara fel.

Diskutera potentiella rättsmedel

Om det finns rättsmedel, spendera du en paragraf som förklarar dem. En ny säkerhetsklass som erbjuds av Occupations Safety and Health Administration (OSHA) kan vara tillgänglig som en onsiteverkstad. Uppdaterade första hjälpenpaket och förbättrat första svarprotokoll kan bidra till att förbättra avdelningens säkerhet. Det här är bara några exempel på hur man letar efter områden i din specifika branschnisch som kan erbjuda lösningar på problem.

Sammanfatta kärnidéerna

En paragraf som sammanfattar hela rapporten, dess mål och möjliga lösningar gör det lätt för chefer att skanna dokumentet för relevant information. Denna punkt måste vara koncis och måste upprepa syftet med rapporten, rådgivning om potentiella lösningar eller förbättringar.

Använd specifikt språk

Generellt sett har chefer som botten-idéer och inte tid för blommigt språk. Även om dina åsikter kan vara relevanta när du diskuterar rättsmedel, undviker öppet emotionellt språk. Det finns till exempel skillnad mellan att säga: " Första hjälpen klasser minskar allvarlig skada i vår bransch " och " Förskoleklasserna är absolut nödvändiga för att mina medarbetare tyvärr kommer att dö utan det ." När det är möjligt, håll fast vid fakta för att stödja åsikter.

Det är också viktigt att undvika bedömning om vad de anställda gör. Att peka på något fel är en sak, men att ge dom inte hjälp att flytta konversationen mot produktiv förändring. Återigen, tänk som en journalist som försöker reläera fakta så objektivt som möjligt.