Hur man skriver en samlingspolitik för en medicinsk kontor

Att skicka utestående patienträkningar till inkassobyråer kostar dig värdefull tid och pengar. Innan du tar den vägen är det bäst att samla in skulder i huset. Detta uppnås bäst genom att skapa policy för din personal och dina patienter att följa innan du ens öppnar din praxis. Om du inte har skriftliga insamlingsinstruktioner, skapa effektiva policyer för att minska dina förluster och bygga en smidig betalningsprocess i din övning.

Skapa plan för att samla sambetalningar

Ett av de enklaste sätten att samla betalningar är att kräva full betalning när patienter loggar in vid varje möte. Enligt American Medical Association flyttar sjukförsäkringstrenderna mer och mer av betalningsansvaret till patienter, och läkare måste vara uppmärksamma på täckningsändringar när de uppstår. I policyn, direkt reception receptionister att granska varje patients nuvarande försäkring ID-kort för att säkerställa att lämplig sambetalning samlas in. Skriv ett tecken i receptionen att sambetalningar beror vid incheckningen.

Insistera på välutbildade kodare

Din samlingspolicy bör innehålla tydliga instruktioner för din kontorschef för att kontrollera legitimation för medicinska fakturahanterare som tilldelar koder till försäkringsanspråk innan de skickas ut. Du kan förlora pengar och få felaktiga och otillräckliga försäkringsersättningar på grund av felaktig kodning. Inkludera angivna obligatoriska träningsplaner för din faktureringspersonal genom medicinska föreningar, försäkringsbolag och andra tillgängliga utbildningskällor. Träna alla fakturokontor på olika försäkringsförfarandeprocesser och hur man gör en korrekt överklagande.

Besluta betalningsformer du accepterar

Ett effektivt medicinskt kontor ställer upp planer med kreditkortsleverantörer att acceptera betalningar med betalkort och kreditkort på kontoret. Oavsett om du tar kortet vid incheckningen för sambetalning eller förlita sig på betalningar via telefon när du gör uppföljning kräver upptagna kostnader, kan du acceptera alla typer av kreditkort effektivisera dina samlingar betydligt. Samtidigt skapar du processer för att acceptera kontroller som inkluderar kontrollidentifiering. Inkorporera några av de metoder som Federal Trade Commission tillhandahållit för att notera röda flaggor för att upptäcka bedrägerier eller identitetsstöld. Det kan innehålla misstänkta identitetskort som ser ut förändrade, ogiltiga telefonnummer och adresser och när en person inte matchar beskrivningen på det presenterade ID-kortet.

Utveckla plan för skärande patienter

Oavsett om du ser patienter utan försäkring som betalar kontant eller gör det möjligt för patienter med höga betalningar att överföra en balans måste du införa policies som leder personal att skära bort människor från tjänster när de uppstår oacceptabelt. Ange en gräns, till exempel $ 100 eller $ 250. När en patient är skyldig dig så mycket eller mer, vägrar att se dem tills det balanseras av. Ställ ut i policyn hur mycket du debiterar för sena betalningar, missade möten och avgifter som uppstår om konton överförs till en inkassobyrå.

Välj samlingsföretag

Slutligen kommer det att finnas tillfällen att du måste tillgripa en samlingsbyrå. Ange tidsfrister i din insamlingspolicy som definierar när du byter konton till en extern byrå så att din personal inte behöver fatta enskilda beslut. Forskningsalternativ i inkassobyråer och välj en efter noggranna intervjuer. Ta reda på om byrån har erfarenhet av hälsovårdssamlingar och sekretesslagar, vilken procentandel det tar ut för samlingar, vilken typ av information det behöver från dig och vilka andra tjänster det kan ge dig. Kontrollera minst två referenser innan du bestämmer vilken byrå du ska använda när du behöver den.