Hur man skriver en kreditpolicyhandbok

En kreditpolicy är ett måste för alla företag som tillhandahåller sina kunder tjänster och varor på kredit. En bra policy beskriver förfarandena för att utvärdera kundens kreditvärdighet, för att utöka kredit till kunder som mest sannolikt betalar sina räkningar i tid och för att fastställa inköpsgränser baserade på kundens kredithistoria och betalningsförmåga. När alla anställda följs, bidrar en kreditpolicy till att minimera ett företags risk att inte få pengar från en försäljning som görs på kredit.

1.

Förklara syftet med kreditpolitiken i början av manualen. Ange det övergripande ansvaret för kreditavdelningen, inklusive skyldigheten att bedöma kundens kreditvärdighet och minimera den potentiella förlust som uppstår genom att krediten utökas till kunderna. Inkludera uppgifter, ansvar och myndighet för varje medlem av kreditavdelningen och ge anställds namn och kontaktuppgifter.

2.

Inkludera betalningskreditvillkoren som företaget kommer att utsträcka till sina kunder - antalet dagar från fakturadatumet tills kontantbetalningen är förfallen. Ange kreditvillkoren som ett nummer. Till exempel, om ett företags kreditvillkor är netto 30 och en kunds faktura har ett datum den 30 november, beräknas det totala fakturans belopp den 30 december samma år.

3.

Beskriv företagets kreditansökan och godkännandeproceduren. Ange tydligt hur kunderna ska ansöka om kredit och de dokument och referenser som de ska lämna med ansökan. Ange de anställda som är ansvariga för att granska kundansökningar och processen som används för att utvärdera kundens kreditvärdighet och specifika kreditgränser.

4.

Ange företagets förfaranden för att samla in på sina utestående kundfakturor. Ange tydligt den särskilda insamlingsåtgärden som tas i förhållande till hur många dagar kundens faktura är förfallna. Till exempel kan ett företag välja att skicka en avskyvärd skrivelse till en kund med en faktura 15 dagar före förfallodagen, men ring ett telefonsamtal till en kund med en faktura som är 30 dagar förfallen. För mer brottsliga konton kan ett senbetalningsarrangemang upprättas, en inkassobyrå kan vara anställd för att samla in skulden eller rättsliga åtgärder kan vidtas.