Vad är olika typer av företagsdokument?

En ny företagsägare jonglarar många uppgifter, inklusive underhåll av dokument och rapporter. Ägare bör skapa ett arkiveringssystem från början för att fånga rätt data och behålla de korrekta dokumenten.

Business Creation Documents

När du startar ett företag måste du slutföra flera dokument, inklusive:

Bolagsordning eller organisation: Varje företag måste registrera sig i det land där företaget är verksamt. Statssekreteraren registrerar vanligtvis företag.

Om du registrerar dig som ett företag, lägger verksamheten in artiklar. Ett aktiebolag (LLC) lämnar in organisationsorganisationer. Pappersarbete innehåller inledande protokoll, namn på tjänstemän och aktieägarintyg. Övriga affärsenheter har olika krav.

IRS-arbetsgivarens identifikationsnummer: En företagsägare erhåller ett företagsbeskattningsnummer som heter ett arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN). Detta nummer håller separata personliga och ekonomiska affärer separata och låter dig öppna bankkonton, kreditkort och andra finansiella konton i ditt företags namn.

Ansök om en EIN online på IRS hemsida eller fyll i formulär SS-4 och faxa eller maila det. IRS skickar formulär CP 575 med EIN. Håll detta formulär med företagsrekord.

Statligt skattenummer och tillstånd: Varje stat och varje näringsbransch har olika krav när det gäller statliga skatteidentifikationsnummer, franchise skattregistrering och tillstånd. Gå till din statliga franchise skattskyldighet eller registeransvariges webbplats för att se vad som krävs i ditt tillstånd.

Att registrera ditt företag är ett steg i att bygga ett företag. Se till att du täcker alla statliga, federala och länskrav.

Årsredovisning

Årsredovisningen för ett företag beskriver företagets ekonomiska hälsa. Den består vanligen av tre dokument: resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys.

• Resultaträkning: Resultaträkningen ser på det totala resultatet för ett bolag. En grundläggande resultaträkning tar intäkter och subtraherar utgifter för att visa en nettovinst eller förlust. Rapporter kan gå in i mer detalj genom att subtrahera kostnaden för varor från de totala intäkterna för att generera bruttoresultat. Därifrån subtraheras övriga kostnader för försäljning, marknadsföring och verksamhet för att få nettoresultat.

• Balansräkning: Konton för tillgångar och skulder. Det kan likna en storbok med tillgångar till vänster och skulder till höger. Som namnet antyder bör tillgångarna och skulderna balansera.

• Kassaflödesanalys: Konton för alla kontanter som kommer in i företaget. Bryter ned inflödet till kategorier som verksamhet, investeringar och finansiering. Uttalandet gör det möjligt för företagen att bedöma framtida tillväxt och möjligheten att betala skulder.

Dessa dokument är inbördes relaterade och använder samma uppsättning data, extrapolerar den på olika sätt för att illustrera företagets ekonomiska hälsa. Mycket av denna information används också med skatteansökningar och investerarrelationer.

Överensstämmelse och regelverk

Olika typer av företag och industrier har olika krav på pappersarbete. Företag med anställda måste behålla lönedata och skatteidentifieringsformulär, till exempel W-9.

Blanketter som speglar överensstämmelse med säkerhetsinformationsträning och diversitetsutbildning bör undertecknas av anställda och behållas i personalresursfiler.

Din löneskonsulent, tillsammans med ditt lokala kontor för små företagskunder, kan hjälpa dig att bestämma vilka dokument som krävs för din bransch och stat.