Dokumentförberedelse för skanning

Skanna dokument kan du konvertera dina ackumulerade dokument till en databas som kan söka igenom. Det kan hända att skanning av poster som kontrakt gör att du kan minska kostnaderna för dokumentlagring, eller du kan erbjuda skannade dokument på webben eller för dina kunder att köpa. Att förbereda ett dokument för skanning kräver lite planering och förankring.

Vad ska du skanna

Det första förberedelseskravet är att välja vad du ska skanna och för vilka ändamål. Det kan finnas juridiska krav. till exempel kan psykiatriker som arbetar med skoldistrikt eller straffrättssystemet skanna patientbedömningar med viss identifierad information borttagen. Juridiska dokument kan kräva att underskriftssidor eller behörningar skannas som omslagssidor som åtföljer dokumentet.

Mekaniska krav

Det finns två stora kategorier av skannrar: flatbedscannrar (lämpliga för skanning av bundna böcker, stora konstbitar eller ritningar) och arkmatade skannrar. Arkmatade skannrar får bara skanna en sida av en sida i taget. Detta är ofta allt som behövs. För att skanna sidorna i en obundet bok måste arkmatade skannrar duplexa - skanna en sida av ett ark, vrid det och skanna den andra sidan. När du laddar en arkmatad skanner, ta en stund till tummen genom alla sidor, letar efter upp och ner sidor och saker som häftklammer, tejpflikar eller klistermärken som kan komma ifrån när sidorna matas genom mekanismen.

Fysisk beredning

När de juridiska och affärsmässiga skälen till skanning är kända är nästa krav fysisk förberedelse. Den typ av fysisk förberedelse beror på vilken skanner som används och kan sträcka sig från de mycket enkla borttagna häftarna på lösa sidor innan de matas in i en arkmatad scanner - till den invecklade - klistra in många mindre dokument tillsammans på en baksida bräda för att minska blödningen och köra dem på en bäddskanner. Dokument ska tryckas platt, utan krullningar eller veck. Om du försöker öka kontrast av text på en plattscanner, lägger du en neutral grå bakgrund, som pappersstöd av en pappersark, bakom sidan som skannas kan ibland hjälpa.

OCR-behandlingskrav

Optisk teckenigenkänning använder formigenkänning för att försöka matcha ord från en ordlista. Dokumentförberedelser för OCR börjar med att fokusera på kontrast på originaldokumentet. Ett knep som kan fungera för gamla dokument på papper som är gulat från syrainnehåll är att göra en kontrast med hög kontrast på tungt papperslager. På den fysiska och mekaniska sidan är de flesta OCR-skanningar för lösa sidor, och det är också viktigt att de är kvadrade på dokumentmataren, eftersom sidor som skannas i en liten vinkel kan öka felhastigheten. Oavsett hur bra din OCR är, vill du spendera tid för korrekturläsning av den resulterande scanningen, och det borde budgeteras till den tid som behövs.