Dokumentationsformat för ISO-policyprocedurer

Vissa företag väljer att bli certifierade av Internationella organisationen för standardisering. Organisationen sätter standarder för gemensamma globala affärspraxis och strävar efter att förbättra kvalitet och effektivitet. En av kraven för att upprätthålla ISO-certifiering följer efter specifika dokumentationsformat, ett företags interna kommunikationssystem, kvalitets- och procedurhandböcker och register. ISO 9000 dokumentation för ett företags policy och förfaranden försöker standardisera dessa typer av initiativ bland små, medelstora och stora företag.

ISO-certifiering

Alla företag som vill bli ISO-certifierade måste genomföra ett kvalitetssystem som uppfyller ISO-standarder enligt ISO.org. En del av certifieringsprocessen innebär intern och oberoende revisioner av bolagets system. Organisationer kan välja att anställa tredjepartsbyråer som specialiserar sig i ISO-certifieringsrevisioner eller att kunder utför revisioner. Oavsett källa till externa revisioner kräver ISO-certifieringsstandarder att företagen utför regelbundna självkontroller för att kvalitetssystemet ska kunna leva upp till sitt löfte.

Kvalitetsmål

ISO-certifiering kräver att företagen dokumenterar sina övergripande kvalitetsmål och -policyer. Ett företags kvalitetsmål bör visa organisationens villighet att uppfylla kundens krav på service. Det övergripande målet kommer vanligen att indikera att företaget har ett etablerat kvalitetssystem med standard operativa förfaranden som säkerställer att en minimikvalitetsnivå är uppfylld för sina produkter och tjänster. Denna del av ett företags dokumentation består vanligen av en sammanfattning av hur organisationen svarar på potentiella kvalitetsproblem.

Kvalitetsmanual

Företag som vill följa ISO-certifieringsstandarderna måste sammanställa en kvalitetsmanual. Huvudsyftet med handboken är att detaljera hur verksamheten kommer att uppfylla specifika kvalitetströsklar. Enligt ISO-certifiering behöver företagen inte nödvändigtvis följa ett specifikt kvalitetshandboksformat. Kvalitet manualer behöver normalt innehålla vissa avsnitt och ämnen. Handböckerna bör definiera vilka policyer och förfaranden som ska behandlas och genomföras, huvudmålen för politiken och vem ska ansvara för att anställda följer dem.

Rutiner

ISO-standarder dikterar att organisationer dokumenterar sina förfaranden för specifika typer av affärsverksamhet. Verksamhet som kräver detaljerade förfaranden omfattar kontroll av dokument och register, internrevision, kontroll av defekta produkter, korrigerande åtgärder och förebyggande åtgärder. ISO-standarder ger viss flexibilitet i hur olika organisationer kan dokumentera dessa typer av policyer. Till exempel kan ett litet företag endast upprätta ett dokumenterat förfarande för kontroll av dokument och dokument. En större organisation kan ha ett separat förfarande för varje typ av post.

Instruktioner

Förutom att tillhandahålla dokumentation om rutiner måste företagen också redogöra för hur anställda utför vissa arbetsuppgifter. Till exempel kommer tillverkningsorganisationerna typiskt att ha procedurguider för varje steg eller funktion i monteringsprocessen. En mjukvaruutvecklare kan dokumentera hur företaget testar sina program före en marknadsfrisättning. Utvecklaren skulle behöva dokumentera varje steg i testprocessen och vilka åtgärder den har för att korrigera eventuella fel.