Kostnadsrapport Riktlinjer

Småföretag har vanligtvis särskilda riktlinjer för rapportering av resekostnader. Anställda måste följa dessa riktlinjer så att de inte får sina kostnadsrapporter tillbaka. Detta kan försena ersättning. Kostnadsrapportens riktlinjer kommer vanligtvis att innehålla en budget- eller per-cap på utgifter, rapporteringsförfaranden, kvittokrav, regler för icke-återbetalningsbara kostnader och rätt behörighetskanaler.

Budgetering

En viktig aspekt av utgiftsrapportens riktlinjer är att lära dig hur du budgetar dina dagliga utgifter, enligt Employment-Handbook.org. Om du till exempel underhåller kunder eller äter en dyr middag en natt borde du äta mer billigt nästa dag eller två för att stanna inom budgeten. Dessa riktlinjer skrivs vanligtvis i arbetstagarhandboken för enkel referens. Fråga din handledare om resekostnadsriktlinjer före din första affärsresa.

rapportering

Du ska rapportera varje kostnad under det specifika datum då utgifterna inträffade. Bilens körsträcka eller flygkostnader ska rapporteras på de specifika dagarna för avgång och retur. Till exempel bör du registrera utgiften för ditt avgångsflyg den dag du lämnar, och skriv sedan av priset på returresa när du återvänder. Om du kör 100 miles till och från flygplatsen, dela din körsträcka i hälften. Därefter multiplicera företagets körsträckaantal (dvs. 27 cent per mil) med 50 mil och registrera det under avresedagen. Därefter rapporterar du den andra hälften av både returflygningen och kör hem på det exakta datumet. Notera alla kostnader i följd på kostnadsrapporten. Det hjälper till att ordna dina kvitton dag efter dag, vilket kan spara tid. Du måste skriva i specifika datum på kostnadsrapporten, eftersom dessa mellanslag vanligen är tomma. Slutligen lägg till summan av de dagliga utgifterna vertikalt och beräkna sedan dina totalvärden för varje typ av kostnad horisontellt. Dra ut eventuella förskott som företaget tillhandahållit från dem som beror på dig. Se till att du dubbelklickar dina beräkningar innan du går in i din kostnadsrapport. (Se referenser 1 och 2 och resurs 1)

Mottagningskrav

Du bör behålla alla dina kvitton, inklusive hyttpris, varje gång du spenderar pengar på din resa. I allmänhet kommer du bara att behöva inkludera kvitton för måltider som överstiger fem dollar. Att behålla alla kvitton kommer dock att hjälpa dig att rapportera dina kostnader noggrant. Se till att du bifogar alla nödvändiga kvitton till din kostnadsrapport. Förutom måltidsintäkter över fem dollar bifogar du kvitton som överstiger $ 25 för alla andra utgifter.

Icke-återbetalningsbara kostnader

Vissa utgifter kan inte inkluderas på ditt bekostnad uttalande. Till exempel bör du aldrig inkludera parkeringsbiljetter, överdrivna bagageutgifter eller betalningar för familjemedlemmar på din bekostnad. Om du tillbringar extra dagar i en viss stad för semester, lägg inte dessa kostnader till din kostnadsrapport. För mer riktlinjer för icke-återbetalningsbara kostnader, kolla din företagsmanual eller prata med mänskliga resurser. Du kan också referera till riktlinjerna för resekostnader på Employee-Handbook.org.

Tillstånd

De flesta företag kommer att kräva att du skickar din kostnadsrapport till din handledare. Se till att du först loggar och gör en kopia av den. Det kan ta några veckor att få ersättning för din resa, eftersom betalningsskyldigheten vanligtvis behöver ses över.