Etiquette på ett konferenssamtal

Småföretag kan dra nytta av konferenssamtal för att undvika dyra personliga möten. Detta är särskilt användbart för att genomföra möte med kunder eller kunder som är flygplanflyg från affärsplatsen. Kommunicera via ett konferenssamtal med en klient kan vara svårare än en personlig presentation eftersom verksamheten inte har fördelen av att visa icke-verbal kommunikation och signaler från klienten. Sammantaget kan konferenssamtal vara ett genomförbart alternativ som kan spara tid och pengar.

Innan samtalet

För att få ett bra intryck under konferenssamtalet bör småföretaget fylla i en lista över uppgifter innan konferenssamtalet görs. Detta inkluderar att bestraffa ett tyst rum på kontoret där samtalet kan utföras. Det ska bekvämt rymma alla som ingår i samtalet. Företrädesvis skulle detta innefatta ett runt bord med telefonen i mitten så att alla är lika avstånd från telefonen. Detta kommer att undvika obekväma tider för att upprepa fraser eftersom den andra parten inte kunde höra tydligt.

Under samtalet

Alla deltagare i konferenssamtalet bör ha en agenda framför dem. Detta kommer att hålla samtalet på rätt spår. Dessutom ska en person utnämnas som underlättare för samtalet. Den här personen kommer att vara huvudtalare och säkerställer att samtalet fortsätter på ämnet och på uppgiften. Läraren kan också introducera andra innan de pratar eller svarar på en fråga. Korrekt etikett dikterar att kunden eller kunden alltid vet vem de talar med på ett konferenssamtal.

Efter samtalet

Att sammanställa anteckningar och maila eller faxa dem till kunden är en bra gest på uppdrag av det lilla företaget. Det ger inte bara en anledning att följa upp med kunden, det går också utöver service. Genom att låta kunden veta innan tiden att detta kommer att hända kan det hindra dem från att känna att de måste rasande ta anteckningar under samtalet och eventuellt missa viktiga bitar av information som försöker hålla reda på konversationen medan man tar anteckningar.

Deltagarna

Samtliga deltagare i samtalet bör uppmanas att hålla sig till korrekt konferenssamtal etikett under samtalet. Detta innefattar att man undviker onödiga rörelser, rostiga papper, talar ur sin tur, avbryter andra och äter eller dricker under samtalet. Vissa småföretag kan finna det fördelaktigt att ha en presentation som visas under mötet så att alla är medvetna om de punkter som behöver göras. Detta kan också hindra människor från att tala ovanpå varandra och därigenom undvika besvärliga situationer under samtalet.

överväganden

Verksamheten bör se till att den rätta utrustningen är tillgänglig för konferenssamtalet. Samtal väntar och förmågan att avbryta samtalet via ett interkommunikations-intercom-system bör inaktiveras. Före varje konferenssamtal ska systemet testas för att säkerställa att allt fungerar ordentligt. Att vara oförberedd för konferenssamtalet kan skicka meddelandet att småföretaget inte kommer att kunna hantera andra delar av verksamheten effektivt. Förberedelse är nyckeln vid konferenssamtal.