Hur man skriver en enkel faktura

Som småföretagare måste du hålla noggranna dokument för att dokumentera vinster och förluster. Du behöver också detaljerade finansiella poster när du förbereder din företagsomsättning. Fakturor ger ett snitt och torkat sätt att varna kunderna om de pengar de är skyldiga dig. Dessa enkla former erbjuder också ett effektivt sätt för dig och din personal att hålla reda på försäljning och inventering. Du kan använda fakturamallarna som finns i ditt mjukvaruprogram för ordbehandling, eller du kan själv skriva in sådana dokument.

1.

Öppna ett tomt ordbehandlingsdokument. Skriv ditt företags namn och kontaktinformation och centrera den högst upp på sidan i stor fetstil. Du kan också inkludera ditt namn eller namnet på den person som ansvarar för fakturering och direktkontaktinformation för kunderna att ringa eller skicka e-post om de har frågor.

2.

Ange det datum då försäljningskontot ägde rum, även känt som faktureringsdatum, under din kontaktinformation. Du kan centrera datumet eller justera det till vänster om sidan. Skapa ett fakturanummer och skriv det på en separat rad, lämnar ett utrymme över och under det så det sticker ut. Fakturanummerna kopplar kundens namn till transaktionen och underlättar bokföring.

3.

Ange namn och kontaktuppgifter för företaget eller den person som tar emot fakturan. Justera denna information till vänster eller höger om sidan.

4.

Ange de produkter och tjänster som köpts på fakturan. För att underlätta datainmatning skapar du en enkel tabell med flera kolumner och rader med hjälp av din textbehandlingss tabellgenererande verktyg. Du kan också ange information och trycka på "Tab" -knappen för att hålla informationen på samma rad organiserad. I allmänhet inkluderar varje rad i en faktura en produktbeskrivning följd av ett pris.

5.

Beräkna det belopp som din kund är skyldig dig för de produkter eller tjänster du tillhandahållit. På en enkel faktura skriver du in det totala beloppet som skyltas under produktbeskrivningen, justerad på höger sida av sidan. Om du debiterar skatt och andra avgifter anger du de belopp som är skyldiga, beräknar totalen manuellt och skriver den på fakturan. Du kan också använda det tabellgenererande verktyget för att lägga till en formel i tabellen som automatiskt lägger till specificerade avgifter.

Tips

• Alternativt kan du ställa in din faktura i ett kalkylblad. Använd programmets förhandsgranskningsfunktioner för att säkerställa att fakturainformationen visas på en vanlig 8 1/2-tum-11-bit papper när den skrivs ut.