Faktorer att tänka på vid val av bokföringsprogramvara

Redovisningsprogramvara kan ge småföretag många effektiva sätt att hantera dagliga finansiella uppgifter, samt tillhandahålla förvaltning och äganderätt med användbara rapporter som hjälper till att analysera företagets resultat. Utan korrekt övervägelse gör företagsägare ibland kostsamma misstag genom att investera i fel bokföringsprogram, och då kämpar de för att mjukvaran ska fungera eller leda till ännu mer kostnad genom att konvertera till olika program.

Affärsområde

Den första och viktigaste sakägare borde dokumentera innan man väljer bokföringsprogram är verksamhetsområdet och vilka redovisningsuppgifter som programvaran helst ska utföra. Utöver de grundläggande redovisningskraven, gör en lista över andra objekt som du vill ha redovisningssystemet för att hantera, till exempel lön, lagerhantering och kostnadsredovisning. Tänk på framtiden för verksamheten i ditt beslut och nuvarande verksamhet. Programvara som passar perfekt idag kanske inte räcker med ett år från och med nu. Håll tillväxten och expansionen i åtanke när du skapar din räckviddslista.

Inkluderade moduler

När du har definierat verksamhetens omfattning och syftet med redovisningspaketet blir skärmprogrammets möjligheter en lättare uppgift, eftersom du enkelt kan eliminera de som inte täcker objekt på din lista över omfattning. För varje redovisningspaket som täcker ditt räckvidd, bestämma vilka moduler som ingår i grundpriset och vilka moduler som kostar. Till exempel tar vissa mjukvaruföretag ett extra pris för en lönemodul. Notera hela kostnaden för varje mjukvarupaket så att du kan jämföra paketen exakt.

Tillgång och portabilitet

Om du har en enda affärsplats och inte förväntar dig att den ska ändras, är det lämpligt för ditt företag att använda ett bokföringspaket som installeras på en nätverksserver. Men om du har, eller tänker ha, flera platser, måste du överväga hur fältpersonal kommer att få tillgång till bokföringsprogrammet, om det behövs. Om du inte har en IT-anställd kan det vara för komplicerat att installera utbytesserverinloggningar för att installera eller felsöka när du har problem. När det gäller ett litet företag med flera platser eller anställda som arbetar hemifrån kan Internetbaserad programvara vara det bästa valet.

Kunskap krävs

Kraftfull redovisningsprogramvara är fortfarande värdelös om dina anställda inte kan lära sig att använda det. Vid val av bokföringsprogram måste du ta hänsyn till utbildningsnivån för dina anställda och svårigheterna med programvaruvalen. Vissa redovisningssystem kräver högkvalitativ redovisningskunskap för installation och användning, medan andra mjukvarupaket riktar sig till företagare och anställda som inte har bokföring eller erfarenhet.

Kosta

När du väl har eliminerat programvarupaket med omfattning, bärbarhet, modul och kunskapskrav, är den sista faktorn att överväga kostnaden för de återstående programvarupaket. När du tar hänsyn till kostnader, ta hänsyn till avgifter för uppgraderingar, årlig licensiering och support. Jämför tekniska supportpaket och fakturera tilläggsavgiftssupportpaket till den totala kostnaden för bokföringsprogrammet. Om du inte själv kan installera och konfigurera redovisningsprogrammet, får du uppskattningar för installation och installation och faktor dessa siffror till den totala kostnaden.