Fyra typer av skannrar

Så länge kontor använder både digitala filer och papper med hård kopia behöver du sätt att ändra dina bilder och sidor fram och tillbaka mellan de två. För att skapa en digital fil i ett fysiskt dokument skriver du ut det. När du vill gå åt andra håll och vända en fysisk sida eller ett foto till en digital fil måste du använda en skanner. Det finns många olika bildskanningsenheter, men de bryter ner i en handfull grundläggande stilar.

Flatbäddsskannrar

Den typ av bildsökningsenhet som du oftast ser på kontoret är en flatbedscanner. Det här ser ut som en fotokopierings arbetsyta, där du lägger sidan som ska kopieras, och det är ungefär vad en flatbedscanner är. Du kan också använda dem för att skanna tjocka originalobjekt, som böcker eller tidskrifter, samt enkelsidor.

De flesta skrivartillverkare erbjuder multifunktionslaser- eller bläckstråleskrivare med inbyggningsfunktion inbyggd, så du behöver inte göra plats för en separat skanner som kanske inte ser mycket ut. Multifunktionsskrivare ger dig extra förmåga att fungera som kopiator eller ibland en faxmaskin, samt utskrift och skanning. Det gör dem till ett bra alternativ i ett litet kontor, där en "jack of all trades" -anordning ofta är mer praktisk än att köpa flera separata maskiner.

Sheet-Fed Scanners

Flatbäddsskannrar är enkla och enkla att använda, men de är egentligen bara avsedda för att skanna en sida i taget. Om du skannar ett längre dokument blir det dags att göra en sida i taget och ha det bråttom. Ännu värre, du betalar någons löner medan de skannar alla dessa enkelsidor. Om flersidiga dokument är en frekvent del av affärer, kan du vara bättre med en arkmatad skanner. Den här typen har ett inmatningsfack som håller någonstans från en handfull sidor till dussintals och matar in dem på ungefär samma sätt som papper matas via en skrivare. Vissa modeller erbjuder även dubbelsidig utskrift, vilket innebär att de ska skanna båda sidorna av ett dubbelsidigt dokument samtidigt. Det kan vara en seriös tidsbesparare.

Storformatskannrar

Flatbäddsskannrar och arkmatade skannrar är båda mångsidiga affärsmaskiner, men de är vanligtvis ganska begränsade i de storlekar de kan skanna. Vanligtvis, om du rutinmässigt behöver skanna något som är större än ett dokument med laglig storlek, har du inte lycka till. Om du arbetar med större sidor i ditt företag - som ritningar, arkitektoniska ritningar eller affischer - behöver du skaffa en storformatskanner. Dessa liknar snarare en musikers elektroniska piano, med en platt skanningsmekanism monterad ovanpå ett stativ som ger den upp till skrivbordets höjd. För att använda det skjuter du ditt överdimensionerade original i skannern tills rullarna griper det och placerar det för skanning. Därifrån fungerar det som en jumbo arkmatad scanner, med dokumentet som glider genom skanningsmekanismen och kommer ut på andra sidan.

Special-Purpose Scanners

Beroende på ditt företag kan du upptäcka att en eller annan specialanpassad bildsökningsenhet gör ditt liv enklare. Om du är i försäljning kan till exempel investera i ett visitkortskanner snabba och förenkla uppgiften att göra dussintals - eller hundratals - nyinköpta visitkort till JPG på din dator.

Om bilderna är fler dina saker finns det även anpassade skannrar för foton. De flesta skannrar hanterar bilder ganska bra, men specialiserade fotoskannrar är mer lätta att göra utan att förvränga bilden otillbörligt. Bättre modeller ger dig möjlighet att skanna från en bild eller till och med direkt från film negativ, vilket är utmärkt för arkivering av gamla foton för lagringsändamål eller att göra nya utskrifter för att ersätta gamla och bleka bilder.

Om du är på vägen mycket, eller har begränsat utrymme, är en sista typ av skanner värt att veta om. Handhållna skannrar fungerar på samma sätt som andra skannrar, förutom att du glider den lätta, bärbara enheten över den sida du vill skanna. Vissa modeller inkluderar en docka som låter dem fungera som en arkmatad skanner också.