Riktlinjer för att begära och hålla ett möte

Följ riktlinjerna för att begära och hålla ett möte för att säkerställa att det är produktivt och uppfyller sitt mål. Begära ett möte ska ske via en e-post eller kalenderinbjudan. Välj ett datorprogram för att skicka inbjudan, med hjälp av organisationens programvara eller en vanlig applikation som är tillgänglig för mottagare. Till exempel har Microsoft Outlook, Apples iCal och Google Kalender alla alternativ för att skicka mötesinbjudningar. Inbjudan ska ange mötets syfte, tid, plats och deltagare.

Var redo

Planera ditt möte i förväg genom att redogöra för de viktigaste punkterna och målen i en agenda. Skapa handouts eller en presentation, om det behövs, för att förmedla din information vid mötet, enligt Chargris Press. Ta med kopior av några handouts eller presentationen så att de inbjudna kan komma ihåg all relevant information. Ta med en anteckningsbok och penna. Deltagare i möte har ofta frågor och idéer. Notera några tankar som du har under mötet att följa upp frågor, svar eller idéer vid en senare tidpunkt.

Stör inte

Om en deltagare kommenterar eller har en fråga, håll svaret tills efter att personen är klar. Se till att du svarar artigt eftersom deltagaren kanske har missat eller inte helt förstått något från presentationen, enligt Psykologi idag. Svar på frågor från deltagare som höjer sin hand i stället för de som slår ut frågor, och om det finns kommentarer som sidospår mötet, vrid samtalet tillbaka till mål och huvudämne. Eftersom människor oftast håller på ett stramt schema, håll mötet på rätt spår och avsluta det på rätt spår och punktligt. De flesta möten ska inte vara längre än en timme, enligt GovLeaders.org

Svar inte telefonen

När deltagarna går in i rummet, be dem att tysta sina mobiltelefoner och stänga av dig så att ingen kommer att distraheras under mötet. Distraheringar kan göra möten längre och ta e-post eller samtal medan du försöker svara på frågor eller ge en presentation är oförskämd, enligt GovLeaders.org. Medan mobiltelefoner och e-post är ett effektivt sätt att kommunicera, är de inte effektiva när du adresserar en grupp människor.

samman~~POS=TRUNC

Samla in möten genom att sammanfatta vad du vill att människor ska ta bort från mötet och notera vilka steg du eller deltagarna ska vidta för att uppfylla målen. Om möjligt borde varje deltagare vara ansvarig för något som hjälper till att nå ett mål. Beskriv vad varje persons roll kommer att vara, när individens uppgift borde vara klar och vem personen ska följa med, enligt GovLeaders.org.