Hur anställda kan minska kundklagomål

Kundens missnöje kan hända av olika orsaker, varav några är oroliga. Även om kundklagomål kan hända i alla småföretag kan åtgärder vidtas för att minska dem. Medarbetare i alla branscher kan vara proaktiva för att minska klagomål, vilket ökar kundnöjdheten.

Testa servicen

För att förhindra och minska kundklagomål hjälper det att veta vilka potentiella problem kunden kan ha. Om du vet orsaken till problemet kan du vidta åtgärder för att åtgärda det innan kunden klagar. Anställda bör spela en del av en kund för att testa organisationens service. Med det gör det möjligt för medarbetare att se hur kunderna ser organisationen. Detta ger också möjlighet att identifiera eventuella problem som kan leda till klagomål.

Ställa förväntningar

Vissa klagomål kan bero på höga förväntningar eller förväntas mer än vad din organisation kan erbjuda. Genom att låta kunderna veta vad de kan förvänta sig kan anställda minska antalet klagomål. För att kunna göra detta på ett effektivt sätt måste medarbetarna kunna uppfylla de förväntningar som ställs. Detta kan uppnås genom underpromising och overdelivering, vilket innebär att du ställer in något lägre förväntningar så att du enkelt kan överstiga dem.

Tillåt återkoppling

Att ge kunderna ett sätt att erbjuda feedback om din organisation är ett effektivt sätt att minska klagomål. Detta kan göras på olika sätt, beroende på organisation. Medarbetare kan direkt fråga kunden om alla behov var uppfyllda eller om de var missnöjda på något sätt. En feedback formulär kan ges till kunder eller placeras i ett högtrafikområde. Kvitton kan också innehålla en webbadress eller ett telefonnummer där kunder kan erbjuda feedback. När anställda får feedback från kunder, kan det hända att klagomål minskas eller förhindras genom att agera på den feedbacken.

När du får ett klagomål

Kundklagomål är en oundviklig del av verksamheten, oavsett vilka steg du tar för att minska dem. När du får ett klagomål är det viktigt att hantera det korrekt så att du behåller kunden. Lyssna noggrant på klagomålet och upprepa det till kunden för att du förstår problemet korrekt. Be om ursäkt för problemet utan att ursäkta det och ge en upplösning. Du bör också tacka kunden för att få problemet uppmärksamt.