Hur man räknar ut vad som kommer att bli underförstått eller överstatligt i redovisningen

Din redovisning kan gå haywire på många olika sätt. Varje gång du gör ändringar - nya redovisningsmetoder, ny programvara - kan du oavsiktligt hamna felaktiga intäkter eller kostnader. När du gör uppskattningar kan det lätt leda till överdriven eller diskreta intäkter. Om dina anställda när som helst börjar hoppa över grundläggande försiktighetsåtgärder, finns det också risk för problem. Dina finansiella rapporter för en viss period måste vara korrekta, så att fånga felaktigheter är ett måste.

Gör uppskattningar

Uppskattningar, av sin natur, tenderar att över- eller underskatta ditt företags framtida resultat. Resultaträkningar måste uppskatta potentiella intäktstab från försäljningsavkastning och från kunder som inte betalar sina räkningar. Om du överskattar dina förluster ser din företagsinkomst sämre ut än vad som verkligen är. Undervärdering har motsatt effekt.

Det bästa sättet att undvika felaktigheter är att följa standard redovisningsprinciper. Antag att du vet att cirka 10 procent av kundfordringar går obetald varje kvartal. Det är säkert att använda det som ett skulderbidrag och korrigera sedan dina finansiella rapporter om du har fel. Om du istället ställer in en 1 procents skuldkvot med vetskap om att det var en underdrift, kan du hamna i trubbel för att rapportera falsk information.

Följ proceduren

Även i den digitala tidsåldern händer bokföringsfel eftersom människor inte skriver ner sakerna. Om du använder mindre pengar för att betala små arbetskostnader - kopiarkort, motorvägtullar, lunch för överarbetade anställda - det kanske inte verkar vara värt att skriva in de enskilda räkningarna. Med tiden kan de lägga till: en oupptecknad $ 10 per vecka är en överbelastning på 520 USD vid årsskiftet. Eller anta att en kund tappar av en check när du går ut genom dörren. Du kan deponera det vid banken och glömmer att gå in i betalningen, så dina poster understiger kontanter till hands.

Träning alla för att registrera transaktioner snabbt kan minska felaktigheter. Enkla steg som att förena ditt kontoutdrag bör få fler fel.

Gör ändringar försiktigt

När du ändrar dina bokföringsmetoder finns det risk för felaktigheter. Antag att du startar ditt företag med kontanter, och byter sedan till periodiseringsmetoden. Under periodiserad redovisning väntar du inte på betalning. du anger inkomst så fort du har tjänat det. Det förändras inte bara när du rapporterar inkomster, men hur du spårar det i dina ledgers. Det är lätt för saker att gå fel.

Vissa företag använder mer än ett system av programvara, till exempel med olika program för leverantörsskulder och kontanter. Det är lätt för ett system att förlora hur mycket företaget är skyldigt eller det andra att överskatta pengar till hands. Att förena informationen i de två systemen är viktig för din företags hälsa och att ha korrekt information tillgänglig.