Så här lägger du till en rättad W-2 & W-3

Som småföretagare ska du ge de anställda en W-2-blankett senast den 31 januari varje år. Du lägger också in W-2s för varje tillämplig anställd plus en W-3-överföringsform med Social Security Administration (SSA). Medarbetaren använder W-2 för att lämna in sin skattedeklaration till respektive skattemyndighet. Därför är det absolut nödvändigt att informationen är korrekt. Om W-2 är fel måste du korrigera och arkivera det i enlighet med detta.

1.

Hämta pappersformat W-2c och W-3c (den korrigerade versionen av varje formulär) genom att ringa IRS. Om du föredrar kan du registrera dig hos Socialförsäkringsverkets Business Services Online för att fylla i formulären på din dator och skicka in dem elektroniskt.

2.

Fyll i en korrigerad W-2 så fort du upptäcker felet, även om du bara korrigerar medarbetarens namn eller Social Security nummer. Om du rapporterade felaktig lön eller skattelättnad i originalformuläret måste du lämna in en korrigerad W-2. Om korrigeringen endast gäller för adressändring fyller du i en ny W-2 som visar rätt adress. I det här fallet behöver du inte lämna adressändringen med SSA. Ge helt enkelt arbetstagaren den nya blanketten som visar rätt adress.

3.

Fyll i en korrigerad W-3, som är en transmittalform som visar summan av W-2-erna du skickar. Totalsummorna för alla objekt på W-3c måste motsvara summan för varorna på alla anställdas W-2cs. Om du till exempel rapporterar en förändring i endast en anställds federala inkomstskatt, ska W-3c-talet för federal inkomstskatt hållas lika med det korrigerade beloppet som visas på medarbetarens W-2c.

4.

Fil W-2c och W-3c med Social Security Administration omedelbart efter att ha upptäckt felet. Om du skickar via post, skicka W-2c och W-3c till SSA-adressen som anges i IRS "Instruktioner för formulär W-2c och W-3c" publicering. Om du skickar in elektroniskt, skicka blanketterna via SSA Business Services Online.

5.

Ge arbetstagaren en kopia av W-2c så att han kan ändra sin avkastning.

tips

• Om du skickar via post fyller du i formuläret med mörk eller svart bläck i Courier font om möjligt och se till att formulären är läsbara.
• Tappa inte eller häfta W-2c till W-3.
• Fyll i en separat W-3 för varje skatteår.
• Om W-2-ändringen endast gäller för statlig eller lokal inkomstskatt, lägg inte in en W-2c med SSA. Fyll i formuläret med statligt eller lokalt beskattningsorgan istället.