Hur man får fil kvitton för småföretag

Om du av någon annan anledning inte behöver lämna in dina kvitton på ett ordnat sätt för att ta del av paniken ur skatteförberedelsetiden. Det hjälper också att veta vad du har spenderat per kategori så att du kan utvärdera om du är på budget eller inte. Ett arkivsystem för ett litet företag tar bara några minuter att installera och begränsade leveranser: Du behöver mappar, filer, en penna och ett arkivskåp.

Komma igång

Fyll i kvitton som de kommer i stället för att vänta på att göra en månads värde av kvitton på en gång. Om kvittens syfte inte är uppenbart, skriv ner vad som var för så snart du mottog det. Till exempel, om det är en affärslunch, skriv ner kundens namn och affärsmål med lunchen - ett försäljningsanrop, till exempel.

Sortera efter typ av kostnad

Separera intäkterna efter kostnadstyp. Till exempel går alla kontorsmaterielintäkter i en hög, alla telekommunikationskostnader i en annan. De flesta system för redovisningssystem ger dig olika konton med koder. Du kan också lägga till egna koder och konton. När du anger utgiften i bokföringssystemet, skriv koden på kvittot. På så sätt vet du att det har skrivits in.

Mappar och filer

Mappar går in i filerna, och filerna hänger på arkets inbyggnadsfälg. Märk filerna med typen av kostnad, t.ex. telekommunikation. Märk varje mapp i filen med delmängden av utgiften, till exempel Internetåtkomst, mobiltelefon, surfplatta eller fast telefoni och året.

Kronologiskt

Sätt kvittot i rätt mapp i kronologisk ordning, antingen med de senaste utgifterna på mappens framsida eller baksidan. Det spelar ingen roll som så länge du är konsekvent i alla mappar. Lägg mapparna i rätt fil.

kuvert

Om ditt företag är mycket litet, eller om du inte har många kvitton, använd ett kuvert för varje typ av kostnad istället för filer och mappar. Håll kvitton i kronologisk ordning i varje kuvert. Lägg kuverten i en dragspelfil.

Årsslut

Vid slutet av året, ta bort mapparna från filerna och lagra dem på ett säkert ställe. Du behöver kvitton om Internal Revenue Service beslutar att granska ditt företag. Ställ in nya filer och mappar för det nya året.