Vad är nackdelarna med att ha en papperslös revision?

Revisorer hjälper småföretag att se till att de överensstämmer med arbets- och skattelagstiftningen. Många revisorer tillhandahåller papperslösa revisioner, där revisorn får tillgång till elektroniska journaler och utfärdar sin slutrapport via e-post eller en webbplats. Elektroniska revisioner kan spara tid och pengar för småföretagare Både revisor och företagets anställda måste dock vara bekanta med tekniken.

Kräver teknik

Revisorer måste vara bekväma med att använda datorprogram för att skapa revisionsrapporter. Om en revisor inte känner till datorer eller med den programvara han förväntas använda kan han ha en brant inlärningskurva. Revisorer måste också vara bekanta med att använda e-post eller webbplatser och ladda upp bilagor, medan företagare måste kunna hämta revisionsrapporter från deras e-post eller genom att gå till en webbplats.

Säkerhetshänsyn

Om en revisor ska använda datorer eller annan teknik för att förbereda en revision måste hon överväga säkerhetsfaktorer som revisorer som skapar pappersrapporter inte behöver överväga. I revisioner hänvisas ofta till känslig information, t.ex. företagets ekonomi eller skattkrav. Revisorer måste kunna skicka denna information säkert. Endast anställda i företaget som behöver veta informationen i rapporten ska kunna få tillgång till revisionsrapporter online eller via e-post.

Olika arkiveringskrav

Internal Revenue Service och andra myndigheter kan ha olika regler för elektronisk registrering än för pappersregistrering. Företagare bör ta reda på hur man lagrar revisionsrapporter och hur länge de måste lagra dem innan de godkänner en elektronisk revision. Dessutom, även om elektroniska revisioner ofta kallas "papperslösa", kan det hända att vissa pappersarbete kan skrivas ut för att uppfylla regeringsföreskrifter.

Byter över system

Om ett företag förlitar sig på pappersrevisioner innan det måste byta till ett elektroniskt system innan det kan börja utnyttja papperslösa revisioner. Det kan ta veckor eller månader, beroende på hur datorbaserad verksamheten var innan den växlades över. Dessutom kan vissa personer kräva utbildning för att få tillgång till eller använda det nya systemet. Således kan det ta ett år eller mer för ett företag att byta till ett papperslöst system.