Bra kriterier som ska användas vid inkorrekt affärsutgifter för resor

Affärsresor är ofta en viktig del av ett företags operativa krav. Det kan också bli mycket dyrt. Att hantera utgifter som lätt kan komma ur kontroll kräver bra policyer och riktlinjer. Anställda behöver parametrar om vad som kan och kan inte kostnadsföras samt gränser för flyg och hotellutgifter. Med politiken på plats kan cheferna uppnå bättre tillsyn innan resan börjar ens.

Husparametrar

Om du inte säger något annars kan en anställd gå till de trevligaste boende som finns. När allt kommer omkring lämnar han hem för att bedriva företagets affärer - varför ska han inte njuta av det bästa? Du kan hålla dina anställda bekväma och produktiva genom att ange hotelltyper, såsom affärsnära hotellkedjor på mellannivå, helst i $ 89 till $ 149 per natt.

Medan du inte vill vara för tätt, med tanke på att vissa städer har högre hotellkostnader än andra, är det inget fel att ställa in en förväntan om ett prisvärt affärshotell. Många företag ger en lista över föredragna hotellkedjor. Ofta tillgodoses dessa kedjor till affärsresenärer och inkluderar gratis trådlöst internet och lätt frukost i rumspriset.

Måltidskostnader

Anställda som reser eller övernattar ska förvänta sig måltidbidrag, men det finns rimliga utgiftsgränser. Många företag har riktlinjer för hur mycket en anställd kan spendera per måltid. Låt dina anställda få en trevlig middag, men det är inget fel att säga att 25 dollar per person är gränsen.

På samma sätt, både för kostnader och ibland etiska och moraliska skäl, vägrar företag att återbetala alkohol i anställda måltider. Vissa företag tar det ett steg längre och överväger alkohol vid lunch en kränkning av personalpolitik och en skuld. Även anställda som reser under en affärsdag men utan övernattning borde inte förvänta sig måltider på företaget om du inte godkänner dem.

Underhållning

Underhållande kunder och försäljningsutsikter är en legitim kostnad för att göra affärer. I många branscher går ut på drycker eller middagar i hur affären görs. Vissa företag har även biljetter och reser för sina kunder. Men utan övervakning kan dessa kostnader lätt gå ur kontroll.

Du bör fastställa tydliga policyer för att köpa mat och dryck när du reser, inklusive riktlinjer för hur mycket du kan spendera per person och vilka platser som ditt företag anser vara olämpliga - som stripklubbar eller kasinon.

Flyg biljetter

Flygbiljett kan vara en av de mest kontrollerade kostnaderna. Köpa biljetter tidigt, ta flyg med layovers och gå med det flygbolag som har lägsta pris i stället för att favorisera ett visst flygbolag kan ge betydande kostnadsbesparingar. Anställda som bokar egen flygbiljett måste veta dina förväntningar på hur man köper sina biljetter.

Du kan utöva övervakning genom att kräva att anställda får ett administrativt godkännande innan de köpas. Några chefer kräver att anställda skriver ut en lista över flera flygbiljetter för rutten från en online-rabatterad resewebbplats för att se att anställda väljer de mest lämpliga biljettpriserna.

Omfattande övervakning

För att effektivisera processen, ta ut byrden från anställda och uppnå starkare kostnadsövervakning väljer företagen ofta att centralisera sina resebokningar. Du har två alternativ för detta - ta med det internt eller använd en resebyrå.

Att ha en eller två personer in-house som ordnar alla flygbiljetter, hotell och hyrbilar håller saker under chefernas nära tillsyn. Om det är för tungt eller dåligt att använda dina anställdas tid finns det resebyråer som specialiserar sig på att hjälpa företag att hitta de bästa erbjudandena för sin affärsresa. Innan du köper, skickar byrået till lämplig chef för godkännande. I vissa fall står företagen bättre för att förlita sig på fackjaktkompetensen hos proffs.