Dokumenthanteringssystemkrav

Dokumenthanteringssystem förändrar hur organisationer lagrar och hämtar dokument och information. De ersätter gammaldagsfiler och arkivskåp med nya högteknologiska verktyg. Elektroniska filer kan omedelbart hämtas av alla i företaget och skyddas av sofistikerad kryptering. Intelligent optisk teckenigenkänning möjliggör för alla användare att söka i hela databasen för nyckelord, förenkla hämtningen av viktiga dokument. Varje dokumenthanteringssystem kräver flera nyckelkomponenter.

Scanner

Varje pappersdokument som tas emot av en organisation måste skannas för att skapa en digital version. Skannrar finns i alla former och storlekar. Större organisationer kanske vill utforska en bulkskanner som fungerar som en kopiator, med en automatisk matare som kan bearbeta långa dokument automatiskt. Många skannrar kombinerar rollen som skrivare, faxmaskin och skanner i en enhet och skapar digitala versioner av all utmatning automatiskt. Mindre företag kanske vill köpa en billig flatbedscanner som enkelt hanterar mindre volymer.

Dokumenthanteringsprogramvara

Ett dokumenthanteringssystem är bara lika bra som den programvara som driver den. Många system finns tillgängliga, som alla erbjuder specialiserad funktionalitet. Alla system tillåter att digitala dokument tilldelas spårningskoder, tilldela dokument till dokumentsatser och tillåta användare att hämta vissa dokument. Många system innehåller sätt att lösenordsskydda känslig information och att kommentera dokument innan de vidarebefordras till en annan person. Innan du bestämmer dig för ett dokumenthanteringssystem, överväga hur varje avdelning i ditt företag lagrar och hämtar pappersdokument idag och använder det som en baslinje för nödvändig funktionalitet.

Lagringsenhet

När ett dokument har digitaliserats måste det lagras säkert för hämtning när det behövs. Lagringsenheter varierar i storlek och funktionalitet. Mindre kontor kan önska att tilldela en hårddisk på en server för dokumentlagring. Större kontor kan kräva en särskild lagringsenhet. Överväg att integrera ett offsite backup-procedur som skapar en dubblettdatabas. I händelse av en funktionsfel, brand, vattenskada eller stöld av lagringsenheten kan alla kunddata hämtas direkt från backupenheten utan att förlora viktiga dokument.