Fem gemensamma funktioner i ett internt styrsystem för företag

En olycklig verklighet i näringslivet är att företag, stora och små, måste vara ute efter bedrägeri. Ett sätt på vilket du kan göra det är genom ett system för intern kontroll som hänvisar till de åtgärder som ditt företag kan vidta för att upptäcka och avskräcka från bedrägliga aktiviteter av ledning och anställda. Processen börjar med en utvärdering av dina riskfaktorer innan du bestämmer vilka steg du kan vidta för att minska risken för bedrägerier.

Tips

• Ett internt kontrollsystem skyddar mot chefer och anställdas bedrägeri hos ett företag och inkluderar fokus på ledningsintegritet, anställdskompetens, registerföring, diskreta uppgifter och andra systemskydd.

Kommunikera Management Integrity

Den moraliska karaktären hos cheferna i ditt företag ställer den övergripande tonen på arbetsplatsen, men specifika förfaranden är nödvändiga för att kommunicera förväntningar på det korrekta sättet att bedriva verksamhet. Management integritet kommuniceras till arbetstagare genom anställda handböcker och procedurhandböcker. Samma publikationer ger också anställda nödvändig utbildning om företagets policy och förväntat beteende. Ledningens genomförande av policyer avseende finansiell säkerhet och förebyggande av bedrägerier är emellertid den viktigaste indikatorn för en organisations engagemang för ett framgångsrikt internkontrollsystem.

Underhålla kompetent personal

Rekrytering och behållande av kompetent personal hjälper ett företag att registrera bokföringstransaktioner från år till år genom att tillhandahålla konsekvens. En dåligt utbildad revisor kan till exempel göra felaktiga uppgifter som kan vara oskyldiga misstag eller kan utgöra bedrägeri. I båda fallen bör de felaktiga uppgifterna undvikas när det är möjligt.

Behållandet av anställda ökar jämförbarheten mellan finansiella rapporter från år till år. Vidare ökar revisorns förtroende för de underliggande redovisningsprotokollet när han observerar tillförlitligheten hos organisationens personal. Detta minskar revisors bedömning av risken för väsentliga felaktigheter i företagets bokslut.

Uppdelning av arbetsuppgifter

Korrekt segregering av arbetsuppgifter är en kritisk del av intern kontroll eftersom det minskar risken för misstag och olämpliga åtgärder. Ett effektivt system skiljer auktoritativa, bokförings- och förvaringsfunktioner. Till exempel öppnar en anställd inkommande mail, en sekund förbereder inbetalningsskiften för dagliga kvitton, medan en tredje insättningskvitto i banken. Denna typ av arbetsuppdelning hindrar möjligheten för en enskild anställd att misshandla inkommande medel.

Rekordunderhåll

Att behålla lämpliga register säkerställer att det finns dokumentation för varje affärstransaktion. Rekordhantering innebär att lagra, skydda och så småningom förstöra konkreta eller elektroniska register. Systemredundans är viktigt; lämplig säkerhetskopiering avskräcker en anställd eller chefer från att skapa fantomtransaktioner i de underliggande bokföringen. Ett bra registerhanteringsprogram minskar driftskostnaderna, förbättrar effektiviteten och minimerar risken för tvister.

Fysiska och immateriella skyddsåtgärder

Skyddsåtgärder hindrar obehörig personal från att komma åt värdefulla företags tillgångar. Skyddsåtgärder är fysiska, till exempel låser på dörrar eller immateriella, som lösenord för dators program och är en nödvändig funktion i en organisations interna kontrollsystem. Många företagare skyddar instinktivt lager, kontanter och leveranser. Blank kontroller, företags brevpapper och signatur frimärken är emellertid saker som kräver skydd, men är vanligtvis förbisedda.