Hur man fotnoter en e-post

Under ditt företag kommer det att vara nödvändigt att citera andra e-postmeddelanden, rapporter och presentationer i din korrespondens med anställda, kunder och partners. Fakta som ingår i dina e-postmeddelanden ska vara fotnoterade för att rikta läsaren till faktaens ursprungliga läge. Bifoga viktiga dokument till dina e-postmeddelanden tillsammans med citat.

1.

Bestäm om det faktum du citerar förtjänar en citering. Du bör bara använda en citering när du innehåller specifika data eller fakta. Det är till exempel inte nödvändigt att citera ett specifikt e-postmeddelande för uttalandet, "John gick med på att ta över marknadsansvaret för projektet", men det skulle vara nödvändigt att citera källan till följande: "Jennifer uppgav att nya kundköp är ner 24% i kvartalet. "

2.

Ange en fotnot följd genom att lägga till ett nummer eller en symbol efter angivna fakta. Symboler kan innehålla en av flera asterisker, en dolk eller en dubbel dolk. Till exempel:

Jennifer uppgav att nya kundköp minskar med 24% i kvartalet. *

3.

Inkludera en citat av källan till citatet eller uppgifterna efter avslutad hälsning av ditt mail. Personlig kommunikation bör citeras med namnet och datumet enligt följande.

* J. Ryan (personlig kommunikation, 30 maj 2011).

4.

Inkludera filnamnet i din citat om källan är bifogad som en fil.

* J. Ryan (personlig kommunikation, 30 maj 2011, bifogad som "JRyan_SalesData_30May11.txt").

Varning

• Få tillstånd innan du hänvisar till en personlig kommunikation, särskilt om du citerar en person utanför ditt företag.