Så här formaterar du företagsbrev med kopior

Affärsbrev som innehåller kopior måste vara välorganiserat. Inte bara bör bokstävernas uppgifter vara koncisa, de bifogade kopiorna ska vara tydliga, märkta och organiserade enligt bokstavens anvisningar. Det här organiserade formatet kommer att säkerställa att läsaren kan återmontera bokstaven, om den skulle bli oorganiserad.

1.

Använd ordbehandlingsprogram för att helt enkelt formatera processen. Skapa 1-tums marginaler på alla sidor av brevet. Välj ett lättläst teckensnitt, till exempel en Arial 10 eller New Times Roman 12. Starta varje sektion av affärsbrevet till höger marginal. Inkludera dubbelavstånd mellan varje sektion.

2.

Inkludera en rubrik med ditt företags namn, adress och kontaktuppgifter om ditt brevpapper inte tillhandahåller denna information.

3.

Ange din mottagarens fullständiga namn och adress, även känd som den inre adressen. Inkludera mottagarens formella titel, till exempel "Mrs." eller "Dr." Förkorta all adressinformation enligt riktlinjerna för US Post Office.

4.

Inkludera en professionell hälsning, till exempel "Kära Herr Smith" eller helt enkelt lista "Till vem det kan vara" om du är osäker på brevets mottagare. Följ hälsningen med ett kolon (:).

5.

Skapa affärsbrevets kropp. Ge kortfattad, exakt information. Håll en professionell ton i brevet och ge fakta eller dokument för att stödja alla krav. Introducera huvudpunkterna i första stycket och använd de ytterligare punkterna som ska beskrivas på dessa punkter.

6.

Stäng brevet med en professionell och tillmötesgående stängning, till exempel "Tack" eller "Med vänliga hälsningar". Inkludera en bokstav i det första ordet av avslutningen, dvs "Vänliga hälsningar" och följ slutningen med ett komma. Inkludera för rader efter stängningen och skriv in den tryckta signaturen. Detta ger gott om utrymme för den skriftliga signaturen mellan stängnings- och tryckt signatur.

7.

Ange eventuella kopior eller dokument som bifogas affärsbrevet som bilagor. Skriv "Inkapslingar" och inkludera antalet kopior. Skriv "Inkapslingar: 5, till exempel om affärsbrevet innehåller fem kopior eller dokument tillsammans med brevet. Etikett eller nummer varje kopia och inkludera dem bakom brevet.