Så här använder du Excel för GAAP-bokföring

De allmänt accepterade redovisningsprinciperna ger en redovisningsriktlinje som gör det möjligt för tredje part att rimligt utvärdera kontouppgifter. Federal Advisory Board Advisory Board håller en handbok för GAAP för federala enheter. Redovisning enligt GAAP och hantering av företag som gör detsamma gör det lättare att hitta relevanta uppgifter i posterna eftersom de bibehålls på samma sätt. Att använda GAAP till Excel är lika enkelt som att använda GAAP-kategorierna och formlerna för att beräkna sådana bokföringskategorier som lager, beskattning, vinst och avskrivningar.

1.

Skapa en balansräkning med de kategorier som krävs enligt GAAP. Klicka på cellen "A2" och skriv "Tillgångar" och lista sedan tillgångarna under den i kolumn A. Inkludera följande: Kontanter och andra monetära tillgångar, investeringar, fordringar, lager och fysiska tillgångar. Inkludera även skulderna, till exempel betalbara konton, skulder och andra skulder.

2.

Ange tillgångarna med positiva siffror och skulderna med negativa siffror. Skriv ett negativt tal i Excel genom att inkludera minustecknet före numret, så negativa fem skulle vara "-5" i Excel.

3.

Lägg till tillgångar och skulder med kommandot "Sum". I cellen under de listade tillgångarna och skulderna skriver du in formeln "= SUM (B2: B24)", där B2 är den första cellen i intervallet och B24 är den sista cellen. Excel kommer att beräkna summan av alla celler i det intervallet.

4.

Formatera cellerna för att använda bokföringsstil. Klicka och dra på kalkylbladet för att välja alla celler med monetära värden. Klicka på fliken "Hem" i Excel och klicka sedan på rullgardinsmenyn i avsnittet "Nummer". Välj "Redovisning" från alternativen.

tips

• När du anger en formel som fungerar med ett intervall, till exempel Sum, kan du klicka och dra i kalkylbladet för att välja intervallet. När du är klar trycker du på "Enter".
• Excel har ett antal formelfunktioner som är speciellt utformade för redovisning. Exempelvis kommer ACCRINT att returnera det upplupna räntan, PMT ger periodisk betalning av en livränta och DB ger avskrivning på en tillgång med hjälp av den fasta avgående saldotoden.