Hur man använder telefonsystem för att göra kontakt med människor inom och utanför din organisation

Även om det moderna kontoret har blivit uppslukat med ytterligare val i kommunikation med e-postkorrespondens, mobiltelefoner, videokonferenser och textmeddelanden, är telefonsystemet fortfarande ett stalwart i kommunikation. Kontorstelefonen fungerar som kärnan på ditt kontor, så att dina kunder vet att de arbetar med riktiga människor som bryr sig om deras behov. Din personal måste förstå de tekniska aspekterna av att arbeta med ditt telefonsystem samt den etikett som du behöver av dem när du använder den.

Ringa telefonsamtal

1.

Hitta rätt telefonnummer. Om ditt samtal är internt eller externt, se till att du har rätt nummer för att spara tid och nå rätt parti. Kontakta din kontaktlista eller Rolodex för att undvika att nå ett felaktigt telefonnummer.

2.

Ring telefonnumret och kontakta din avsedda mottagare. Se till att du har nått rätt person och hälsar honom och låt honom veta varifrån du ringer och orsaken till ditt samtal. Håll en vänlig och professionell ton under hela ditt samtal.

3.

Skriv ner viktig information när du fortsätter situationen så att du inte behöver fråga den andra personen om att upprepa informationen och så att du får den till hands och lättillgänglig.

4.

Sammanfatta din diskussion och se till att ingen av er har lämnat något att säga och sedan förbereda för att avsluta samtalet på ett vänligt och professionellt sätt.

Ta emot telefonsamtal

1.

Besvara telefonsamtalet på ett vänligt och professionellt sätt, såväl som enligt ditt kontors protokoll. Se till att du vet om din arbetsgivare vill att du ska svara samtalet inklusive ditt fullständiga företagsnamn tillsammans med ditt personliga namn. Att svara på samtal på ett enhetligt sätt ger en bild av ditt företags förtroende och sammanhållning.

2.

Identifiera den som ringer. Ta reda på vem hon vill nå och om du kan ge henne den avsedda samtalsmottagaren ytterligare information innan du överför henne. Skriv ner den här informationen så att du kan ge informationen till den person som tar emot samtalet. Genom att ge samtalsmottagaren den inkommande uppringarens information kan han svara på henne vid namn.

3.

Överför telefonsamtalet till rätt anställd. Meddela omgående till den som ringer att du ska rikta honom till rätt anställd. Tack honom och bjud honom en bra dag. När du väl har nått samtalsmottagaren, berätta för henne vem som ringer och vad det är som det hänvisas till.

4.

Ta ett meddelande eller skicka den som ringer till röstbrevlådan om hans avsedda mottagare är borta från sitt skrivbord. Se till att mottagaren har rätt information, skriv ner den eller förbereda ett mail för att skicka till mottagaren. Om ditt kontor är starkt beroende av ett telefonsvarningssystem, skicka samtalet till mottagarens röstbrevlåda. Se till att du skickar uppringaren till rätt tillägg.

Saker som behövs

• Kontaktlista
• Meddelandepanel

tips

• Ange anställda för att kontrollera bolagets kollektiva röstbrevlåda för att se till att inga samtal går förlorade.
• Telefonsystem har ofta inbox-gränser. Ta bort meddelanden när du har försonat saker för att vara säker på att du har gott om plats för nya samtal och saker.
• Ställ in en personlig röstbrevlådans hälsning så att dina inkommande ringer har nått rätt person. Håll saker personligt med ett vänligt och professionellt budskap.

Varning

• Återkommande samtal kan inte skada ditt företags rykte och förlora affärer för dig. Se till att dina anställda omedelbart returnerar telefonsamtal, vilket ger så mycket hjälp och information som möjligt.