Hur Word, Excel och PowerPoint i Microsoft Office används för att stödja olika arbetsmiljöer

Kalkylblad och ordbehandlare har varit häftiga programvaror sedan de första dagarna i persondatorn i företagsinställningar. Genom att lägga till presentationsprogramvara, databasutvecklare, e-post, schemaläggning och mer, blev Microsoft Office den första framstående produktivitetspaketet, och det är fortfarande standarden för företagsanvändning runt om i världen.

Nycklarna till framgången för Microsoft Office är anpassningsförmågan och flexibiliteten hos de tre huvudapplikationerna, Word, Excel och PowerPoint. Med en ordbehandlare, kalkylblad och presentationspaket uppfyller de här applikationerna dagliga krav från många arbetsmiljöer. Tänk på två typiska småföretagssituationer: ett silkescreeningsföretag och en städservice. Det finns några uppenbara - och inte så uppenbara - användningar för de stora tre i Microsoft Office-paketet för vart och ett av dessa företag.

The Silk Screening Shop

Det finns några vanliga sätt på vilka kontorsprogrammen tillgodoser behoven hos alla företag. En silkescreeningsbutik behöver ibland skapa korrespondens, men det är inte en daglig efterfrågan. Microsoft Word diskriminerar inte. Det är en kraftfull ordbehandlare som fungerar bra för ett företag som genererar hundratals dokument per vecka, och det är lätt att använda för ett litet företag med endast enstaka behov av professionellt formaterad korrespondens.

Excel är ett intuitivt sätt att lagra och hämta data. Även om det inte är en high-powered relationsdatabas, är den mycket mer intuitiv för nybörjare. Silke screeners hålla koll på designfiler i ett enkelt kalkylblad som startade som en lista. Varje fil har ett nummer, namn, beskrivning och hyperlänk till de bildfiler som behövs för att skapa en ny produkt. Screenersna känner till vanliga mönster efter antal, och de kan söka i Excel-spreadsheet för att hitta mer dunkla mönster de har lagrat.

PowerPoint låter silkescreening skapa arbetsflödesposter. Eftersom de ofta använder tillfälliga arbetstagare för att hantera perioder med hög ordervolymer, skrivs deras PowerPoint-arbetsflödesplan, lamineras och monteras vid varje station. PowerPoints förmåga att kombinera ord och bilder gör det idealiskt för dessa arbetsflödesriktlinjer, skräddarsydda, med utrustning och verktyg som används av silkescreeningsbutiken. Office har också Publisher, som har liknande funktioner, och många använder fortfarande Word i en liknande kapacitet. Med flera alternativ för att utföra liknande funktioner kan du välja vilken miljö du är mest bekväm i.

Städtjänsten

Rengöringstjänsten använder också Word för företagskorrespondens, men i första hand är det ett dokumenthanteringssystem för företaget. Tjänsten har ett antal standardformulärskontrakt för kunder, anställda och underleverantörer. Kontorschefen kan snabbt återkalla dessa, ange nödvändig information, till exempel kundnamn, tjänster för leverans och datum. Därefter sparas blanketten och skrivs ut för signaturer. Det finns ingen anledning att starta ett kontrakt från början varje gång.

Med flera arbetskamrater ute i fältet och en ständigt utvecklande arbetsbörda är det enkelt och snabbt att använda Excel för att hantera arbetstimmar. Kontorschefen tar dagligen data från lagledarna och går in i timmar av varje anställd. I slutet av veckan är varje arbetstids arbetstid synlig i ett ögonblick, eftersom formler i Excel-kalkylbladet automatiskt gör matte. Företagets kunder samlas också in i ett datakalkylblad som kan slås samman med Word-formulär för att skapa bokstäver för annonsering av vårrengöringserbjudanden och andra kampanjer, en demonstration av hur Office-applikationer kan integrera.

Ägaren till städtjänsten är också huvudförsäljaren. En kort PowerPoint-presentation fungerar som ett telefonkort till nya kunder, oavsett om de presenteras personligen på en bärbar dator eller en surfplatta eller som en video-epostbilaga. PowerPoint har dubbelt arbete när det gäller farlig kemisk träning för anställda. Varje anställd kan se PowerPoint-bilderna när det är lämpligt för dem. Det är inte nödvändigt att montera hela personalen för att presentera denna information.