Hur man arbetar med ett papperslöst arkiveringssystem

Papperslösa arkiveringssystem har många fördelar, bland annat att bevara miljön och minska störningen runt ditt kontor. Men om du inte är van vid att ha allt lagrat elektroniskt kan det vara svårt att släppa av papperet. Du kan till och med vara oroad över att du förlorar all din data om datorns filer ska äventyras. Att vidta lämpliga försiktighetsåtgärder vid användning av ett pappersfritt arkivsystem kan lindra dina bekymmer och samtidigt hjälpa dig att minska ditt miljöpåverkan.

1.

Köp nödvändig utrustning för att enkelt behålla ett papperslöst arkivsystem. Detta inkluderar vanligtvis en dator, skanner, externa hårddiskar och eventuellt tumminer. Det kan finnas ytterligare datorprogramvara som du behöver, till exempel databas-, personal- eller bokföringsprogram, för att behandla data elektroniskt.

2.

Ställ in ditt elektroniska arkiveringssystem på samma sätt som din pappersversion. Detta gör att anställda lättare kan hitta de specifika filer som de behöver. Skapa och distribuera ett diagram eller en sajtkarta över det nya elektroniska systemet för enkel referens. Utför en träningspass för anställda när det papperslösa systemet sätts på plats.

3.

Skanna alla pappersdokument så att det finns en kopia i det elektroniska arkiveringssystemet. Ett papperslöst arkiveringssystem innebär sannolikt att dina hårddiskar kommer att strimlas eller återvinnas; se till att du har en elektronisk version innan papperet förstörs.

4.

Bestäm hur du säkerhetskopierar dina elektroniska filer. Om du har en sekund, eller till och med tredje, kan backup-systemet säkerställa att dina data är säkra. Utpeka ett sekundärt backup-system på plats, vilket ger ett annat skyddslag i händelse av brand, översvämning, stöld eller någon annan katastrof. Om du föredrar använder du en server eller Internetbaserad säkerhetstjänst för detta ändamål

5.

Uppmuntra personalen att eliminera pappersmetoder för kommunikation, till exempel post och fax. Använd e-post som den primära metoden att överföra dokument. Eliminera hårddiskfax genom att skicka och ta emot dem elektroniskt.

Saker som behövs

• Dator
• Scanner
• Externa hårddiskar
• Thumb-enheter
• programvara
• Dokumentförstörare

tips

• Implementera den papperslösa politiken med en vänlig hand. Att gå papperslös kräver att man bryter eller byter vardagliga vanor, och det kan ta en liten stund för anställda att vänja sig vid förändringen. Ange ett datum några månader på vägen för övergången att vara komplett.
• Spåra företagets pappersanvändning efter övergång till ett pappersfritt arkivsystem. Skicka ut månatliga e-postmeddelanden till personalen som visar hur mycket papper företaget har sparat varje månad genom att byta till den nya metoden.