Hur man skriver en epost till dina anställda

Tekniska framsteg har haft en djupgående effekt på hur småföretag bedriver verksamhet och kommunicerar med medarbetare. En sådan framsteg, e-post, ger ett snabbt och billigt kommunikationsmedel för företag av alla storlekar. Email möjliggör massakommunikation mellan alla anställda och riktad kommunikation riktad mot specifika medarbetare. När du använder e-post för att kommunicera med anställda bör chefer och handledare ta hänsyn till flera faktorer.

1.

Skriv en uppmärksamhetsfylld ämnesrad som anger den exakta orsaken till e-postmeddelandet. När du till exempel skickar ett e-postmeddelande om ett kommande möte placerar du den specifika typen av möte i ämnesraden, till exempel lagmöte eller marknadsföringsmöte. Detta kan hjälpa mottagaren att prioritera e-postkommunikation. Genom att välja ett korrekt och detaljerat ämnesrapportering kommer det också att bli lättare för mottagaren att hitta meddelandet när man tittar på e-postmeddelanden vid ett senare tillfälle.

2.

Skicka ett separat e-postmeddelande till varje ämne du vill adressera. Detta gör att du kan behålla varje e-post direkt och till den punkten. Att begränsa varje e-post till ett ämne kommer också att tillåta mottagaren att fokusera på meddelandet till hands och låta dem föra in e-postmeddelandet i en utpekad elektronisk mapp för varje ämne, till exempel möten, förfrågningar och policyuppdateringar.

3.

Ta bort fina ord och tekniska termer för att hålla kommunikationen enkel och kortfattad. Avstå från att använda en komplex term eller beskrivning när ett enkelt tillvägagångssätt kommer att tjäna samma syfte.

4.

Följ grundläggande regler för professionell artighet när du skickar anställda ett mail. Adressera mottagaren på ett professionellt sätt och stäng varje e-post med ett tack eller annan lämplig stängning. Använd stavningskontroll och korrekturläsa e-postmeddelandet för noggrannhet innan du trycker på skicka.

5.

Be om ett svar från mottagaren om det behövs. Ge information om vilken typ av uppföljning du behöver, hur du förväntar dig att ta emot den och när du behöver ett svar.