Hur man skriver ett förslag om att ändra en avdelningens struktur

Företagsförslag består i allmänhet av en sammanfattning, en introduktion, en utökad beskrivning av förändringsgrunden, kostnadsplan och leveranser. Med lite tweaking fungerar detta format också bra för ett förslag om att ändra en avdelningens struktur. Ditt förslag till detta scenario bör också innehålla uppmärksamhet på personalplanering och personalstrategi. Utarbetande av ett välkonstruerat förslag kräver en detaljerad analys och beräkningar för en lämplig motivering.

Utarbeta en introduktion till ditt förslag. Ange din position, avdelningsroll och syftet med ditt förslag samt effektiva datum för förslagsidéer. Håll din introduktion kort - högst två stycken.

Beskriv din nuvarande avdelningsstruktur. Identifiera avdelningens ledarskap, inklusive chefer, handledare och lagledare. Ange hur många anställda som rapporterar till varje person på ledarskapet och rapporteringsstrukturen. Illustrera din avdelningens nuvarande struktur med hjälp av en skriftlig beskrivning samt ett organisationsschema för visuell jämförelse. Använd en till två sidor för den här delen av ditt förslag.

Jämför din avdelningens nuvarande struktur i förhållande till den övergripande organisationen. Om din avdelningsstruktur exempelvis är annorlunda än andra avdelningsstrukturer, ange det och förklara varför om du vet historien om hur avdelningsstrukturen uppnåddes. Beskriv de interdepartmentella relationerna du har. För försäljningsavdelningar förklarar du till exempel hur nära du arbetar med fraktavdelningen och kvaliteten på arbetsförhållandena bland anställda från båda avdelningarna. Upprepa denna analys för varje avdelning som du har frekvent interaktion med, inte mer än en hel sida för att jämföra var och en av avdelningarna.

Lista alternativa avdelningsstrukturer anses möjliga. Beskriv var och en - ungefär en sida för varje enskild struktur - förklara hur rapportering av relationer skulle förändras, antal anställda inom respektive område av avdelningen och hur anställdas uppgifter kan förändras utifrån den alternativa strukturen. Anta att du för närvarande har sex olika områden inom din avdelning och du ansåg att kombinera områden för att skapa bara tre separata områden. Förklara hur den här strukturen ser ut: hur många anställda som arbetar inom de tre områdena och hur rapporteringsrelationerna ändras baserat på färre områden som tillsynsmyndigheterna skulle ha auktoritet för.

Skriv en analys för varje alternativ struktur. Väg för och nackdelar för varje alternativ. Beskriv hur avdelningens effektivitet och produktivitet skulle förändras. Inkludera arbetskraftsändringar som är nödvändiga för att underlätta varje alternativ omstrukturering.

Uppskatta kostnaden för varje alternativ struktur från början, inklusive kostnaderna för omorganisation till kostnaden för att behålla den nya strukturen. Beräkna avkastningen på investeringen i den initiala kostnaden för omorganisation och visa avdelningsbesparingar för att behålla den nya strukturen. Om ditt förslag om omorganisation inte är kostnadsbaserat, visa värdet på omorganisationen och hur det gagnar det övergripande företaget.

Se till att din tidsram och beräkningar är baserade på bolagets räkenskapsår och kvartalsvisa scheman. Det här avsnittet av ditt förslag kan behöva vara en sida för varje alternativ strukturens analys.

Slutför ditt förslag. Dubbelkontrollera dina beräkningar och informationen i din bedömning av fördelarna med att omstrukturera avdelningen. Förbered en sammanfattning som en försättsblad för affärsförslaget. En sammanfattning, som innehåller höjdpunkterna och huvudpunkterna i dina föreslagna ändringar, borde vara högst en hel sida.