Virtuell mötesetikett

Virtuella mötes dygd är att deltagarna kan träffas och diskutera projekt eller andra frågor utan att vara på samma plats. Virtuella möten kan vara en bra kostnadsbesparare för småföretag, eftersom de tillåter människor med begränsad tid eller som är långt ifrån att gå med i ett möte utan kostnad för att rensa kalendrar eller boka en affärsresa. Men när du ansluter alla kan det vara enkelt att ha ett produktivt och professionellt virtuellt möte kan vara en utmaning.

Teknologi

Se till att den teknik som du använder kommer att fungera i god tid före mötet, för att ge dig tid att göra nödvändiga justeringar. Trots att mötet är virtuellt måste deltagarna fortfarande ta tid för att delta. Att inte säkerställa att tekniken fungerar ordentligt kan leda till att vissa deltagare blir utelämnade eller arga för att slösa sin tid. Ställ ett testmöte med en vän eller kollega i ett annat kontor för att säkerställa att tekniken fungerar korrekt och att ljud- och videosignalerna är klara. Statisk fylld ljud och hakig video kommer att hålla några deltagare från att delta i mötet.

Miljö

Trots att du möter praktiskt taget borde du delta i en professionell miljö. Om du deltar hemifrån eller på ett offentligt ställe, hitta ett lugnt och privat utrymme och stäng av TV och musik. Om det är möjligt, ha någon annan att hålla barn eller husdjur upptagna så att de inte störa mötet. Klä dig så professionellt som du skulle om du skulle på kontoret och sitta vid ett skrivbord eller i en stol, istället för att ligga på soffan eller på din säng.

Deltagande

Att delta i ett virtuellt möte kan vara svårare än i ett traditionellt möte eftersom det kan vara svårt att läsa visuella signaler från en dataskärm och bestämma när någon annan kommer att prata. Om du leder mötet ska du utforma det så att varje deltagare har tid att bidra genom att styra frågor till specifika deltagare. Begränsa mötes storlek också; Ju mindre antal deltagare desto lättare blir det för alla att delta och förstås. Undvik multitasking under mötet. Att kontrollera e-post eller arbeta med andra projekt är frestande under ett virtuellt möte, men det kommer att hålla dig från att delta fullt ut.

Fokus

Håll mötet inriktat. Skicka mötesens agenda till deltagarna i förväg och inkludera kopior av dokument som du kommer att diskutera under mötet. Som med ansikte mot ansikte möter, tilldela någon att vara ansvarig för tiden och uppmuntra alla att hålla sig till dagordningen. Håll mötet kort för att se till att alla deltagare är engagerade under mötet.