Sätt att kontrollera redovisning och lager

Räkenskapssystem och inventering kan vara särskilt sårbara för stöld, bedrägeri eller direkt missförvaltning. Att kontrollera integriteten i dina bokföringskrav och säkerheten i din inventering kan direkt bidra till din baslinje genom att minska onödiga kostnader. Småföretagare har en rad interna kontrollmöjligheter tillgängliga för dem, och varje företag kräver en unik uppsättning kontroller för att säkerställa sina tillgångar på ett adekvat sätt.

Säkerhetssystem

All bokföringsinformation och lager bör hållas så säkert som möjligt. Begränsa åtkomst till lagerförvaringsområden och installera säkerhetskameror med inspelningsenheter. Utför regelbundna och slumpmässiga inventeringsuppgifter för att snabbt upptäcka problem med stöld eller avfall.

Redovisningsdata kan äventyras lika lätt som inventering eller kontanter, och brottslingar kan göra samma mängd ekonomiska skador genom att manipulera bokföringsrekord som av fysisk stöld. Skydda alla servrar och datorns arbetsstationer med lösenord och hyr en intern eller tredjeparts nätverkssäkerhetsspecialist för att säkerställa åtkomst till dina filer. Jämför interna finansiella data med kontoutdrag och finansiella dokument för att säkerställa att dina uppgifter förblir korrekta.

Separering av arbetsuppgifter

Filosofin bakom arbetsuppgiften är att stöld genom samverkan blir hårdare när fler människor är involverade i en mångtrinnig process. Redovisnings- och lageruppgifter innefattar ett antal aktiviteter och åtgärder. Att separera dessa uppgifter bland anställda på olika nivåer i ditt företag kan bidra till att minska samtalssamtal. Tillåt inte samma person att placera lagerorder och kontrollera exaktheten för inkommande leveranser, till exempel. Låt inte samma person göra bankinlåning och ange kassaflöden i bokföringssystemet, som ett annat exempel.

Oberoende revisioner

Tredjeparts finansiella revisioner kan vara dyra och innebära ett hinder för normal produktivitet, men de är väl värda utgiften om de upptäcker fall av ekonomiskt bedrägeri eller stöld. Revisorer kommer att gräva djupt i ditt bokföringssystem och finansiella poster för att säkerställa att alla redovisningsuppgifter utförs på ett etiskt och professionellt sätt.

Ge din personal bara tillräckligt med förvarning så att de kan förbereda sig för sin roll i revisionen. inte meddela tillräckligt långt i förväg för tjuvar att täcka sina spår.

Interna rapporter

Ett effektivt system med interna kontroller måste ge regelbundna statusrapporter till chefer och andra beslutsfattare. Ett informationssystem för hantering kan kombinera alla operativa eller statistiska data och presentera det för chefer i läsbart, logiskt format. En MIS kan skapa rapporter om grundläggande information, såsom daglig försäljning och utgifter i varje detaljhandel, och mer komplexa uppgifter, såsom det genomsnittliga antalet oacceptabla och knappt acceptabla fel på en viss produktionslinjesektion.