Vad är arbetsuppgifterna för en organisations arkivist?

Oavsett bransch måste organisationer av alla storlekar behålla en mängd olika dokument. Arbetstagarregistret och bokslut som skatteformulär måste hållas för att företaget ska kunna följa lokala och federala lagar. Kundkontakt och inköpsinformation bör bibehållas för att ge dem en exceptionell kundservice. Dessutom bör utvecklingsforskning och dokumentation av tidigare framgångar registreras så att ett företag kan bygga på det arv som de har skapat. En arkivist, även kallad bibliotekarie, är den som är ansvarig för att sammanställa och underhålla alla dessa elektroniska och exemplariska dokument.

Dokumentlagring

Varje organisation har sitt eget sätt att lagra poster. Många organisationer strävar efter att bli papperslösa. I dessa miljöer skannar en arkivist alla fysiska dokument, konverterar dem till datafiler. Dessa filer lagras sedan på diskar, hårddiskar eller cd-skivor. Andra företag undviker alla elektroniska registreringsmetoder, och väljer att lagra alla pappersposter i filskåp och lådor. Om en organisation föredrar detta system är det inte ovanligt för en arkivist att engagera sig i en extern fillagringsanläggning för att lagra filer för säker lagring. Vilken metod som helst föredras av organisationen måste en arkivist dokumentera platsen för varje dokument som lagras så att det kan nås när det behövs.

Åtkomst till poster

Kanske är ett av de största ansvarsområdena för en organisations arkivist övervakningen av tillgången till sina register. I de flesta fall finns det specifika bestämmelser om vem som får tillgång till vilka dokument. Till exempel kan många objekt i ett bibliotek från det offentliga biblioteket nås av någon som begär dem. Inom en statlig myndighet kan dock tillgången vara begränsad till dem som behåller en viss säkerhetstillstånd. Det är viktigt för en arkivist att ha en tydlig förståelse för hennes arbetsgivares policy angående denna fråga, helt och hållet följa dem.

Utbildningsuppdrag

Beroende på vilken typ av organisation han arbetar för, kan en arkivist tjäna som utbildare för de interna och yttre samhällena. Till exempel kan en arkivist inom ett museum leverera föreläsningar och skapa pedagogiska resurser som broschyrer och broschyrer som syftar till att förklara arkivets karaktär för besökare. En arkivist på en vinstdrivande verksamhet kan också presentera information om företagets historia och kultur till nya medarbetare genom en företagsorienteringsprocess. Dessutom kan han tjäna som ämnesexpert i media och tillhandahålla begärd information om dokument som finns i företagets arkiv.