Vad orsakar försöksbalansen att vara ojämn?

En försöksbalans är en del av bokföringscykeln. Om försöksbalansen är lika, kan revisor eller bokförare fortsätta till nästa steg i bokföringsprocessen. Men om ett problem upptäcks med försöksbalansen är det nödvändigt att hitta felet för att kunna gå vidare i processen.

Vad är en försöksbalans?

Försöksbalansen är det första försöket att balansera en företags böcker i slutet av en redovisningsperiod. Som nämnts ovan är försöksbalansen en del av bokföringscykeln och den korrekta sekvensen av redovisningsförfarandena. Den sammanställs efter att alla allmänna journalposter har lagts upp i huvudboken och dessa totalsummor har beräknats. Till exempel, om det fanns 12 allmänna journalposter som involverade pengar, borde det finnas 12 generaldirektörsposter som involverar pengar. Det slutliga värdet för huvudboken är det belopp som ingår i försöksbalansen.

Debiter och krediter

Försöksbalansen har två sidor, debetsidan och kreditsidan. Debiter inkluderar konton som tillgångskonton och kostnadskonton. Krediter är konton som intäkter, eget kapital och skulder. Kontantkontot är till exempel ett tillgångskonto och ligger på debetsidan medan Kontot betalningsbar är en skuld och därför placeras på kreditsidan. Debetsidan och kreditsidan måste balansera, vilket betyder att värdet på debeten ska motsvara värdet på krediterna. En försöksbalans balanseras inte om båda sidorna inte är lika och anledningen måste undersökas och korrigeras.

Orsaker till en obalanserad försöksbalans

En försöksbalans kan misslyckas med att balansera av olika skäl. Om du till exempel införde siffror medan du skickar från den allmänna tidskriften till huvudboken, eller från bokstaven till försöksbalansräkningen, kan detta leda till att försöksbalansen inte blir lika. Om du har gjort ett mattefel kan det också orsaka ett problem. Eller kanske du krediterat något som borde ha debiterats eller vice versa, eller du använde en transaktion på fel konto. Om du köpte 500 kronor kontorsmaterial med ditt kreditkort, men av misstag skickade det som en kontant transaktion, kommer detta att slänga ditt försöksaldo.

Så här hittar du felet

Om beloppet är väsentligt, börja med de större transaktionerna som gjorts under månaden och se till att inga nummer införlivades och att transaktionen tillämpades på rätt ledarkonto. Ett knep för att söka efter ett införlivningsfel delas med 9. Om skillnaden mellan de två sidorna är delbar med 9. Så om debiteringssidan är $ 4, 585 och kreditsidan är $ 4, 855, finns det en chans att det är ett transpositionsfel sedan skillnad ($ 270) är delbar med 9. Om det checkar ut, räkna om de stora transaktionerna, vilket för de flesta företag är kontanter och försäljning. Om beloppet är ett jämnt tal - till exempel $ 500 - kontrollera om en transaktion för det beloppet inträffade och att det var korrekt publicerat.

Om allt annat misslyckas...

Du måste gå igenom varje transaktion, börja med journalposter och se till att de har skrivits korrekt till generaldirektörerna, och dubbelkolla sedan bokföringsbalanserna och se till att de placerades korrekt i försöksbalansen.

Viktigt att Observera:

En obalanserad försöksbalans indikerar definitivt ett problem. Men bara för att en försöksbalans är lika på båda sidor betyder det inte att det inte finns några fel. Det är viktigt att vården och detaljerna används vid fullbordandet av dessa finansiella transaktioner, eftersom en affärs bottenlinje beror på vad böckerna säger om det.