Behövs bekostnadskostnaderna att rapporteras som inkomst?

Kostnadsersättning är inte anställdas inkomster, så de behöver inte rapporteras som sådana. Även om checken eller insättningen utförs till din anställd, räknas det inte som lönecheck eller löneavgift. När du skapar en kostnadsersättningskontroll eller insättning för en anställd betalar du inte för den anställdes tid eller arbete. I stället betalar du tillbaka en summa som din anställd har lagt fram för något som ditt företag ska använda.

Tips

• Anställda ersättningar behöver inte redovisas som inkomst. Det är faktiskt en utgift, eftersom du betalar tillbaka något som en anställd har lagt ut på företagets vägnar.

Hur man registrerar kostnaderna

En kostnadsersättning bör redovisas som en utgift och ingå i den kategori där den faller. Om du äger en restaurang och ersätter en anställd för att plocka upp en behållare med salt på väg till jobbet, ska denna ersättning registreras som en matkostnad. Om din anställd väljer batterier för ditt rökalarm, ska utgifterna registreras som leveranser.

Inköpstimmar och löneavgiften

Även om utgiften du ersätter inte är en lönekost kostar den tid det tar för att göra ärendet och gör inköpet att inkluderas i din lönedel. Om en anställd tjänar en lön och slutar i affären på väg till jobbet, är det rättvist att inkludera den här tiden som löneverkstimmar. Om den anställde som stannar i affären betalas på lönebasis påverkar denna köptid inte löneavgiften eftersom den anställdes arbete kompenseras till fast ränta.

Typer av anställda ersättningar

Du borde ersätta anställda dollar för dollar för inköp som används direkt av ditt företag, till exempel material och leveranser. Övriga utgifter, såsom subventionerade måltider, kan kompenseras till en delränta, till exempel att företaget betalar för hälften av fliken. Om du bara betalar ett delbelopp för en viss typ av utgift, eller betala per dag, bör denna policy klart anges i förväg, så dina arbetare vet vad de ska förvänta sig innan de spenderar pengarna.

Anställd körsträcka utbetalas ofta till en fast räntesats per mil, vanligtvis det belopp som IRS bestämmer i början av kalenderåret som standardavdrag för avdrag.

Anställningsbidrag Rekordhantering

Anställda bör ge dig kvitton för att få ersättningar. Denna praxis låter dig verifiera att du ger ersättning för belopp som faktiskt har spenderats och det ger dig dokumentation för dina egna skatteuppgifter. För återbetalningar av körsträckor ska dina anställda hålla körsträckor. Dessa kan antingen vara formulär som du tillhandahåller, eller poster som de skapar på egen hand.

En anställds milstolpe logg bör innehålla start och avslutning av mätmätare mätningar, liksom den netto körsträcka du ska använda som grund för ersättning. Pendling miles är inte berättigade till körsträcka.